Diligent devuelve la normalidad a las reuniones en Southern Railway

Southern Railway ofrece servicios de trenes desde Londres hasta la Costa Sur de Inglaterra a lo largo de 660 kilómetros de vías ferroviarias. La operadora de la ferroviaria maneja 156 estaciones, opera una flota de unos 300 trenes nuevos o renovados siete días a la semana y emplea a más de 4.000 personas, la mayoría de las cuales trabaja en las estaciones de la compañía y a bordo de los trenes. Dadas las implicaciones ambientales de manejar una compañía de transporte, Southern Railway inició algunas iniciativas de sostenibilidad para minimizar su impacto ambiental, incluida la implementación de una solución de un portal para juntas.

RETO

Una vía ferroviaria que se jacta de transportar 176 millones de pasajeros al año exige las más estrictas normas de gobierno corporativo. Cada mes, Southern Railway lleva a cabo reuniones de grupos y de la junta ejecutiva. Es aquí donde las actividades de todas las juntas secundarias de la compañía ferroviaria, desde RRHH pasando por finanzas hasta la gerencia de la flota, se revisan con el director gerente, Charles Horton. A su vez, las juntas secundarias de la compañía ferroviaria también mantienen un cronograma de reuniones mensuales.

Pero el proceso de recopilar los informes de unas 20 fuentes diferentes era abrumador. Imprimir, ordenar, encuadernar y distribuir documentos para diferentes juntas y juntas secundarias en paquetes coherentes para juntas tomaba hasta tres días completos del tiempo del personal. Según Heather Spring, de la oficina administrativa de Southern Railway: “Nos tomaba medio día ordenar el material para cada uno de los diferentes grupos. En total, todos los meses, de hecho, se perdían tres días de recursos valiosos. Aunque es trabajo importante, hacerlo con mayor eficiencia nos permitiría enfocarnos en asuntos más urgentes”.

ENFOQUE

Frustrada ante la ineficiencia del papeleo, la gerencia decidió que Southern Railway se modernizaría y pasaría a un enfoque digital para las reuniones de las juntas. Un equipo de la compañía examinó un número de soluciones de portales para juntas y, finalmente, seleccionó la solución de Diligent Boards™ debido a su notable seguridad y admirables características.

Al principio, las juntas de grupo y ejecutivas adoptaron la solución, seguidas de las cuatro juntas secundarias. Los miembros de las diferentes juntas, los directores y los equipos del personal administrativo fueron capacitados por un gerente de cuentas dedicado de Diligent en el uso de la solución basada en la tableta. La transición de papel a formato digital fue casi instantánea. Heather Spring explicó: “Lo que más deseábamos era tener la capacidad de adoptar la solución sin afectar la productividad. Y como la solución de Diligent Boards es tan intuitiva, ninguno de nuestros directores tuvo inconveniente”.

RESULTADOS

Desde la perspectiva de los miembros de la junta directiva, la solución de Diligent Boards les ahorra tener que trasladar grandes paquetes de material de la junta directiva de una reunión a otra. Y hace que la anotación de informes sea mucho más fácil. Desde la parte administrativa, la solución ahorra tiempo: en lugar de los tres días que tomaba anteriormente, ahora toma menos de media hora preparar la información, desde que se cargan los materiales de la junta directiva hasta que se vinculan a la agenda y se publican para los directores. También ahorra papel, tóner y otros materiales de desecho, algo que es importante debido al enfoque de la compañía ferroviaria en reducir su impacto ambiental dentro de sus instalaciones y en toda la campiña inglesa. Un beneficio no esperado, según Heather Spring: “También se hace más fácil compartir documentos con otras personas involucradas, tales como auditores externos”.

En general, usar la solución de Diligent Boards ha resultado en ahorros en tiempo y beneficios para el medio ambiente tangibles para el equipo de Southern Railway. Como Heather Spring afirmó: “Estamos encantados porque el sistema continúa funcionando muy bien”.

  • Lo que más deseábamos era tener la capacidad de adoptar la solución sin afectar la productividad.
  • Heather Spring

    Administradora

    Y como la solución de Diligent Boards es tan intuitiva, ninguno de nuestros directores tuvo inconveniente.