Diligent Boards™ le da un toque humano a la junta directiva de la Corporación de Atención Médica Pública Princess Alexandra del NHS

La Corporación de Atención Médica Pública Princess Alexandra, del NHS, en Harlow, Essex, es un hospital general de distrito con una capacidad para 489 camas. Este hospital ofrece una amplia gama de servicios seguros y fiables de atención médica especializada y cuidados agudos a una población local de 258.000 personas. El hospital cumple los principios básicos del NHS, los cuales son: proporcionar servicios que satisfagan las necesidades de salud de cualquier persona y que sean gratuitos en todos los centros de atención. El hospital es supervisado y regulado por la Comisión para la calidad en el cuidado de pacientes, y tiene una junta directiva que consta de 12 miembros: siete directores ejecutivos y cinco directores no ejecutivos.

RETO

La Corporación tiene la obligación estatutaria de sostener reuniones regulares de la junta directiva de carácter público, además de reuniones privadas a las que sólo asisten los miembros de la junta directiva. En 2014, Heather Schultz, directora de asuntos corporativos, se unió al hospital. Entre otras tareas, es responsable de preparar las agendas de las reuniones de la junta directiva y de los comités, así como también de compilar y distribuir los documentos para las reuniones. Cuando asumió su rol, la corporación de atención médica hacía circular los documentos de las reuniones en un formato impreso, y luego comenzó a usar un sistema no digital en el que los documentos se distribuían por correo electrónico.

“Dos meses después de mi llegada, sabía que el proceso existente no sólo no era seguro sino que también era complicado. No era posible navegar en los documentos PDF y encontrar las secciones necesarias de inmediato”, dijo Schultz. “Así que, junto con la asistencia de nuestra unidad de TI, comenzamos a buscar un proveedor de software para juntas directivas”.

ENFOQUE

Schultz recordó la búsqueda de proveedores de software para juntas directivas, y cómo entre las tres que estudiaron con más interés, Diligent Boards destacó positivamente. “Nos gustó cómo funcionaba la navegación, ya que pensamos que era fácil de usar”. La junta directiva del hospital había estado buscando facilidad de uso y un buen nivel de seguridad, entre otras características importantes; pero para Schultz, había algo aún más importante que deseaba en un sistema digital para juntas directivas: servicio de soporte técnico ofrecido por humanos. Señaló que en su rol anterior en otra corporación de salud, el proveedor de software para juntas directivas contratado sólo ofrecía soporte técnico a través de un chat por correo electrónico. Schultz asegura que no era adecuado y no ofrecía el mejor funcionamiento.

“Para mí, era muy importante tener a una empresa que pudiera escuchar nuestras opiniones, proporcionarnos un servicio las 24 horas del día, los 7 días de la semana y, especialmente, que tuviera a un humano con quien pudiéramos hablar; una persona al teléfono y no a través de un sitio de chat o una conexión de Internet. Diligent nos ofreció esto. Y ese fue un excelente argumento de venta que nos ayudó a decidirnos por ellos.

RESULTADOS

Diligent Boards se implementó en el Hospital Princess Alexandra en octubre de 2015, y fue un proceso fluido considerando que se trataba de un importante cambio tecnológico para algunos de los directores no ejecutivos. Schultz dijo que quizás estaban menos entusiasmados antes de Diligent, pero que en la actualidad están contentos de tener acceso inmediato y una solución segura. Además de la conexión entre humanos, que era muy importante, el cambio a Diligent también optimizó la compaginación del material de la junta directiva y los procesos de gobernanza corporativa. El hospital ha ahorrado tres días al mes en tiempo y productividad, lo que ha permitido ahorrar dinero y constituye un mejor uso de los fondos públicos. Schultz recuerda la cantidad increíble de tiempo y recursos que consumía el proceso antes de Diligent Boards. “Fotocopiábamos durante horas sin descanso, por lo menos 500 páginas por reunión; era una tarea pesada”.

Finalmente, Schultz agregó que la junta directiva ha tenido una experiencia realmente positiva, con un excelente soporte técnico por parte del equipo de Diligent. Pese a que a algunos usuarios les costó aprender el sistema al principio, gracias a la capacitación dedicada y al servicio de atención personalizada al cliente de Diligent, estos usuarios pudieron adaptarse al ritmo rápidamente. “Además de tener un toque personal, pudimos darle nuestras opiniones a Diligent sobre qué funciones deseábamos en el producto, y desde entonces, nuestro sistema se ha actualizado y mejorado, y ahora podemos satisfacer todos nuestros requisitos de gobernanza en relación con los documentos de la junta directiva y los comités. Esta clase de soporte técnico no tiene precio”.

  • Para mí, era muy importante tener a una empresa que pudiera escuchar nuestras opiniones, proporcionarnos un servicio las 24 horas del día, los 7 días de la semana y, especialmente, que tuviera a un humano con quien pudiéramos hablar;
  • Heather Schultz

    Directora de asuntos corporativos

    una persona al teléfono y no a través de un sitio de chat o una conexión de Internet. Diligent nos ofreció esto. Y ese fue un excelente argumento de venta que nos ayudó a decidirnos por ellos.