Construyendo un futuro aun más brillante con Diligent

Shaftesbury invierte en propiedades en el popular West End de Londres, un área famosa por sus teatros, restaurantes y opciones de entretenimiento. Figura en la lista de la Bolsa de Valores de Londres y es miembro del FTSE 250. El portafolio de la empresa incluye 560 edificios de uso mixto en Carnaby, Seven Dials, Soho, Chinatown y Charlotte Street. Shaftesbury ha estado usando la solución de Diligent Boards™ (anteriormente Diligent Boardbooks) desde agosto de 2014.

RETO

Administrar un portafolio amplio de propiedades no es fácil, especialmente cuando la edad promedio de los edificios es de más de 150 años. Orquestar la administración de algunos de los lugares más emblemáticos de Londres require aptitudes en todas las áreas desde la planificación del desarrollo commercial hasta su sostenibilidad. También requiere una junta directiva bien informada que pueda actuar con decisión en asuntos críticos.

La junta directiva principal de Shaftesbury tiene diez miembros y se reúne, en promedio, cinco veces al año. Además, varios comités se reúne con regularidad, incluyendo los de auditoría, remuneración y nominación. Anteriormente, cuando llegaba el momento de compilar la información para las reuniones de la junta directiva o de algún comité, la empresa tenía que pasar por un arduo proceso que involucraba copiar, compaginar y distribuir los paquetes de material manualmente. Cuando debían hacerse cambios de último minuto, cada copia en papel del informe tenía que ser recuperada de los directores, editada y posteriormente enviada por correo electrónico a cada persona, ya que no había suficiente tiempo para volver a enviar una copia en papel. En promedio, el proceso llegaba a tomar hasta seis horas para cada reunión del valioso tiempo del personal.

Según Penny Thomas, secretaria de la empresa en Shaftesbury, “El control de las versiones era un gran problema. Necesitábamos algo que, con solo presionar un botón, actualizara los documentos y los distribuyera”. Además, la sostenibilidad es importante para Shaftesbury, es algo que la empresa valora mucho cuando se trata de la operación de sus propiedades. Sin embargo, el proceso de distribución de la información a la junta directiva de la empresa no era “ecológico” en lo absoluto. De hecho, Shaftesbury utilizaba 24.000 hojas de papel cada año solo en material para las juntas directivas.

ENFOQUE

Shaftesbury decidió acabar con la distribución de material para las juntas directivas tanto en papel como por correo electrónico que tomaba mucho tiempo y cambiarse a un enfoque digital. Inició la búsqueda de una solución que tuviera funciones fáciles de usar tanto en los procesos de producción (la creación de libros de juntas directivas individuales, aprobación de material, publicación con rapidez y un sistema intuitivo) como en la interfaz gráfica (documentos de lectura y para hacer anotaciones). La solución también debía proteger material delicado, de manera que la seguridad era un factor importante.

Como el material para las juntas directivas con frecuencia era terminado los viernes al final del día, Shaftesbury también quería un proveedor que ofreciera servicios de soporte técnico las veinticuatro horas del día para asistir a los directores que estaban leyendo los documentos impresos durante el fin de semana. En primer lugar, la secretaria de la empresa les preguntó a sus colegas de otras organizaciones qué solución estaban utilizando para crear el material para sus juntas directivas. Diligent Boards fue la solución recomendada constantemente, y después de una revision exhaustiva, Shaftesbury también eligió Diligent.

RESULTADOS

La transición a la solución de Diligent Boards fue impeccable y ninguno de los miembros de la junta directiva tuvo ningún problema al adoptar la nueva herramienta. Gracias al Nuevo enfoque, Shaftesbury puede emitir el material para las juntas directivas con mayor antelación, lo que a su vez hace que las reuniones sean mucho más eficientes.

“No contamos con muchas personas en nuestro personal administrativo y necesitábamos una herramienta que nos ayudara a ser mucho más eficientes”, agregó Penny Thomas. “No solo se ha reducido el tiempo que tomaba el proceso, sino también ha mejorado significativamente la calidad de nuestros paquetes de material para las juntas directivas. De modo que para nosotros, Diligent es realmente una solución en la que todos ganan, tanto para la secretaría como para la junta directiva”.

Dado que Shaftesbury es una empresa que se cotiza en la bolsa, la seguridad del material era una clara preocupación, y de hecho la empresa está satisfecha con que el enfoque del portal para la junta directiva sea ahora más seguro que los paquetes anteriores en papel. Ya no hay necesidad de que la empresa destruya los materiales de la junta directive al final de cada mes. Y aunque Shaftesbury utiliza principalmente la solución de material para juntas directivas, tiene planeado utilizar otras funciones en el futuro, incluyendo el archivo de material antiguo para que esté disponible de inmediato para la junta directiva.

De acuerdo con Penny Thomas, “Cuando aparecen funciones nuevas, el equipo de Diligent está ahí para guiarnos y enseñarnos a usarlas. En términos generales, Diligent obtiene 10 puntos de 10 en lo que se refiere a la facilidad de uso y al soporte técnico de entrenamiento”.

  • No solo se ha reducido el tiempo que tomaba el proceso, sino también ha mejorado significativamente la calidad de nuestros paquetes de material para las juntas directivas.
  • Penny Thomas

    Secretaria de la empresa

    De modo que para nosotros, Diligent es realmente una solución en la que todos ganan, tanto para la secretaría como para la junta directiva.