Computacenter maximiza el valor comercial de TI gracias a la colaboración con Diligent

Computacenter es uno de los principales proveedores de servicios de TI de Europa. Su objetivo es ayudar a los CIO y a los departamentos de TI a maximizar la productividad y el valor comercial de TI para usuarios internos y externos. De acuerdo a Computacenter: “Ofrecemos asistencia al usuario, los mejores dispositivos y el suministro seguro de aplicaciones y datos para respaldar estilos de trabajo individuales y mejorar la colaboración”.

RETO

Para una compañía que ayuda a mejorar la colaboración, Computacenter tuvo sus propios retos a la hora de ejecutar su lista de reuniones de la junta directiva. Hay nueve reuniones programadas anualmente con ocho miembros de la junta directiva, uno de Alemania y el resto de todo el Reino Unido. La compañía también sostiene una serie de reuniones auxiliares de comités.

Louise O’Sullivan, asistente personal del secretario de la compañía, describió lo que era preparar las reuniones. “Para compilar los paquetes de la junta, apilábamos hasta 10 juegos de papel en los gabinetes de la oficina. Cada una de esas pilas tenía 220 páginas o más. Invariablemente, teníamos incorporaciones de última hora. Esto se traducía en plazos de entrega tardíos que nos forzaban a entregar los materiales usando servicios de mensajerías con entregas el mismo día”. Los mismos miembros de la junta directiva estaban obligados a llevar los pesados documentos de hasta 1 kilo por paquete. Estos paquetes de papeles para la junta directiva hacían difícil el acceso rápido a la información reciente y a los informes complementarios críticos para respaldar la toma de decisiones. Cuando uno de los miembros de la junta directiva comenzó a usar una solución digital en otra junta, recomendaron que Computacenter considerara las alternativas con respecto al papel.

ENFOQUE

Después de obtener el visto bueno, el equipo de la secretaría de la compañía comenzó el proceso de investigación de antecedentes de los proveedores de portales de juntas para juntas directivas. Recopilaron una lista corta de los principales proveedores y les solicitaron demos de cada una de sus soluciones. Uno de los miembros de la junta directiva de Computacenter ya usaba un producto de la competencia de la solución de Diligent BoardsTM, pero no era particularmente fácil de usar. Lo que más le gustó a los miembros de la junta directiva acerca de la solución de Diligent Boards fue que se parecía a un libro real cuando lo veían en sus iPads.

Como empresa de TI, Computacenter puso la seguridad como una prioridad muy importante al momento de evaluar las opciones del portal para la junta directiva. Quedaron impresionados con las estrictas normas de seguridad de Diligent, los datos almacenados en los propios servidores seguros de Diligent protegidos por sólidos y múltiples niveles de seguridad física y cifrado.

RESULTADOS

Hoy en día, todos los miembros de la junta directiva de Computacenter usan la solución Diligent Boards. Un miembro pidió inicialmente copias de papel de los materiales de la junta directiva, pero después de probar el nuevo portal para juntas directivas rápidamente cambió gracias a la naturaleza intuitiva de la solución. La solución de Diligent Boards permite la colaboración y respalda una mejor toma de decisiones. Los ejecutivos tienen en la punta de sus dedos la información más actualizada para las reuniones actuales y también pueden acceder fácilmente a toda la información de reuniones anteriores.

De acuerdo con O’Sullivan: “Desde nuestra perspectiva en el secretariado de la compañía, la solución de Diligent Boards nos devolvió casi tres días de trabajo que se usaban para recopilar información o esperar a que llegara la información. Con frecuencia trabajo desde mi hogar y la solución de Diligent Boards me da la flexibilidad de crear libros desde casa, y enviar incorporaciones de última hora rápida y fácilmente”. Otro beneficio que O’Sullivan observó es que Diligent constantemente actualiza su solución de portales. Los cuestionarios son una de las nuevas funcionalidades incluidas que Computacenter planea usar con el fin de obtener una mayor comprensión de las reuniones de la junta directiva. O’Sullivan dijo: “He trabajado en el departamento de la secretaría de la compañía durante 23 años y, en mi opinión, ¡este es el dinero que mejor se ha invertido!”.

  • ...con frecuencia trabajo desde mi hogar y la solución de Diligent Boards me da la flexibilidad de crear libros desde mi casa y enviar incorporaciones de última hora rápida y fácilmente.
  • Louise O’Sullivan

    Asistente personal del secretario de la compañía

    He trabajado en el departamento de la secretaría de la compañía durante 23 años y, en mi opinión, ¡este es el dinero que mejor se ha invertido!