Champlain College integra perfectamente a Diligent en sus negocios diarios

Champlain College es una pequeña institución sin fines de lucro, enfocada profesionalmente con sede en Burlington Vermont. La junta de miembros del consejo de administración incluye 34 miembros que trabajan para establecer la dirección estratégica de la institución. Con 60 reuniones de comité al año, la junta directiva está activa, pero nadie sabe cuán ocupada es la junta directiva mejor que Katie Hawley, vicepresidenta y secretaria de la junta directiva.

RETO
Con más de treinta miembros en la junta directiva de Champlain College, Katie Hawley está muy ocupada. Una de sus responsabilidades incluía la recopilación de todo el material impreso para las reuniones del comité. Estos paquetes tenían de 160 a 220 páginas y cada miembro de la junta directiva debía tener una copia. Un cambio de último minuto al documento significaba un día de trabajo más largo para Hawley y sus empleados: “Sabíamos que era necesario cambiar nuestros productos impresos”.

ENFOQUE
Katie Hawley y la junta directiva necesitaban actualizar la forma en que manejaban los datos, pero tenía que ser una forma muy segura y fácil desde un “punto de vista cultural” para que no interfiriera con la forma en la que la junta directiva hacía su trabajo: “Queríamos algo que fuera más inteligente desde un punto de vista tecnológico y Diligent era adecuado para eso”. Hawley también es administradora del sistema de Champlain College y puede utilizar el software de Diligent en su escritorio, donde prepara el libro de la junta directiva que se sincroniza con los iPad de los miembros de la junta directiva. Los miembros de la Junta tienen Diligent en sus iPad porque necesitan los documentos sobre la marcha y Hawley afirma que “es un proceso fácil para ellos porque es muy flexible y ligero”.

RESULTADOS
Diligent le ahorra a Hawley y a su equipo un día entero de trabajo antes de las reuniones de la junta directiva y les permite publicar documentos de último minuto sin tener que desarmar paquetes de papel. Proporcionar actualizaciones sobre la información financiera y sobre el registro a los miembros de la junta directiva nunca ha sido tan fácil para Hawley: “[los miembros de la junta directiva] quieren los documentos una semana antes para leerlos, así que mediante el uso de Diligent podemos hacer las dos cosas, proporcionarles la información una semana antes y darles actualizaciones de último minuto”. Según Hawley, la mejor respuesta que recibió fue que ella no escuchó comentarios, los miembros de la junta directiva no llaman para hacer preguntas, y acceden a Diligent con regularidad y les resulta muy sencillo.

  • Queríamos algo que fuera más inteligente desde un punto de vista tecnológico y Diligent era adecuado para eso.
  • Katie Hawley

    Vicepresidenta y secretaria de la junta directiva

    Los miembros de la junta directiva quieren los documentos una semana antes para leerlos, así que mediante el uso de Diligent podemos hacer las dos cosas, proporcionarles la información una semana antes y darles actualizaciones de último minuto.