Buenaventura agrega valor a su junta directiva al adoptar Diligent Boards

Con 60 años de experiencia, la compañía de minas Buenaventura es una de las empresas mineras más grandes de Perú. Sus operaciones se concentran en la extracción de metales preciosos, principalmente oro y plata, en varias minas propias y en otras que opera en conjunto con mineras nacionales e internacionales. Como sociedad anónima abierta, establecida bajo las leyes de Perú, Buenaventura se cotiza en la Bolsa de Valores de Lima (BUE.LM) desde 1971, y en la Bolsa de Valores de Nueva York (NYSE: BVN) desde 1996.

RETO

Uno de los compromisos que Buenaventura adquirió como compañía, debido a su cercanía con diversas poblaciones del interior del país, fue el de contribuir con el desarrollo sostenible y descentralizado de Perú. Y es su obligación con el medio ambiente, justamente, uno de los motivos por los que la compañía optó por usar la solución Diligent BoardsTM. “La cantidad de papeles que se imprimía anteriormente era muy voluminosa”, explica Oswaldo Cabrera, gerente de tecnología. “Hablamos de 300 páginas por cada miembro de la junta directiva, en cada junta; por lo tanto, reducir o dejar de imprimir del todo era una medida que estaba en línea con nuestro compromiso ecológico”.

Otro de los problemas que enfrentaba Buenaventura, radicaba en la complejidad de recopilar la información y los documentos requeridos para cada junta directiva. Fabiola Bottino es la secretaria de auditoría externa y la encargada de administrar el material de la junta. Ella explica que reunir información de diferentes personas requería días de anticipación (hasta una semana) y una gran coordinación, lo que volvía el proceso “pesado y trabajoso”, por estar siempre sometido a una fecha límite. “Lo peor era cuando había modificaciones de último minuto, pues teníamos que rehacer todas las carpetas”.

El método también distaba de ser eficiente para los miembros de la junta directiva. Explica Dina Dávalos, jefe de soporte a usuarios: “A ellos se les complicaba muchísimo el hecho de cargar con tantos papeles. Muchos viajan constantemente y debían cargar con una carpeta tremenda. Por otro lado, se perdía tiempo mientras esperaban a que les llegara la información para revisarla”.

IMPLEMENTACIÓN

Una vez identificado el problema, el siguiente paso fue elegir la solución que se ajustara mejor a las necesidades de la empresa. Oswaldo explica que había varias opciones, entre ellas la nube pública, pero ninguna que cubriera todo el ciclo de preparación de materiales y presentación al junta. “Con Diligent encontramos una solución a la medida, pues contempla aprobaciones y control de la información. Además, cuando conocimos más la herramienta, nos dimos cuenta de que era una solución totalmente factible de implementar. Su uso no era complicado y podía ser adoptado por los usuarios de manera simple”. Para Dina, la razón que determinó la decisión final fue el manejo de información confidencial, un tema sensible para empresas de la envergadura de Buenaventura. Gracias a que Diligent almacena la información en servidores privados, esta se encuentra protegida por los estándares más estrictos de seguridad, tanto a nivel físico como de encriptación. “Lo analizamos bien y vimos que Diligent Boards contaba con todos los requisitos que auditoría y seguridad Interna de la Información nos solicitaban”.

Algunos miembros de la junta directiva no estaban familiarizados, en algunos casos, con equipos como el iPad. Oswaldo asegura que esa fue una de sus principales inquietudes, pues implicaba un aprendizaje por etapas. Sin embargo, pronto se dieron cuenta de que el uso del iPad resultaba muy intuitivo y, una vez dominado su manejo, aprender a usar la solución Diligent Boards resultó igual de fácil. “La difusión fue muy sencilla”, explica Dina. “De parte del departamento de soporte tomamos unas pocas horas de capacitación, con lo que pudimos enseñar a los miembros de la junta el uso de la herramienta. Todos lo entendieron rápidamente”.

“La prueba es que, en verdad, después de unos minutos, la primera vez que lo implementamos la totalidad de los directores ya lo manejaba sin problemas”, dice Oswaldo. La conversión a la solución Diligent Boards fue veloz y eficiente. Para la primera junta se llevaron los materiales impresos como respaldo, pero no se necesitaron. Para la segunda sesión tan solo se llevaron un par de copias impresas, y a partir de la tercera junta se hizo por completo sin papel.

RESULTADOS

Para Fabiola, el proceso se ha simplificado de manera impresionante. “Para mí es sumamente útil porque muchas veces la información llega muy tarde y nosotros estamos en una carrera contra el tiempo. Antes teníamos que quedarnos en la oficina hasta las 10 u 11 de la noche para revisar y preparar la información. Ahora me llevo todo digitalmente y desde la comodidad de mi hogar puedo subir y actualizar la información. Así, a un correo de distancia puedo avisarles que las carpetas están listas”.

Lo que antiguamente se llevaba días, con la solución Diligent Boards toma un máximo de 30 minutos. “Se tardan más en enviarme la información que yo en levantarla en el sistema. Realmente es rapidísimo”, concluye.

Para los miembros de la junta directiva es muy útil tener las carpetas ordenadas por sesión y fecha. De esta manera, pueden referirse a sesiones pasadas, consultar cambios y llevar un registro más puntual. Todo, como si consultaran un libro. La mayor ventaja del sistema, para Dina, es su estabilidad. Una vez, cuenta Fabiola, tuvieron un problema con las contraseñas de algunos miembros de la junta, que no podían ingresar a sus sesiones. Dina llamó a soporte y “en máximo 10 minutos ya estaba solucionado”.

  • Con Diligent encontramos una solución a la medida, pues contempla aprobaciones y control de la información.
  • Oswaldo Cabrera

    Gerente de tecnología

    Además, cuando conocimos más la herramienta, nos dimos cuenta de que era una solución totalmente factible de implementar.