British Gas

British Gas, propiedad de Centrica plc, es el proveedor energético líder del Reino Unido. Se convirtió en cliente de Diligent Boards™ en enero de 2013. Centrica utiliza Diligent desde el 2010.

RETO

La compañía está conformada por varios comités y juntas directivas que se reúnen con regularidad, inclusive la junta directiva principal de British Gas y la junta directiva de la división de seguros de la compañía. Las reuniones del comité gerencial se realizan una vez por semana mientras que las otras reuniones se llevan a cabo una vez al mes. Los asistentes necesitan recibir y revisar los documentos impresos de la junta directiva antes de cada reunión.

Sam Weller es la asistente personal de Michael Uzielli, Director de Finanzas de British Gas, y una de las personas responsables de armar documentos impresos para la junta directiva de British Gas. Antes de usar Diligent, la compañía usaba papel y correos electrónicos para distribuir los paquetes de la junta directiva: “Usar papel y correo electrónico era engorroso y tomaba mucho tiempo”, señaló Sam. “A nadie le gustaba cargar con tanto papel. Los paquetes de la junta directiva eran pesados y algunos de los directores que forman parte de múltiples juntas directivas tenían que asistir a reuniones con grandes cantidades de papel. Queríamos reducir la cantidad que debían llevar consigo e, igualmente, lograr que el proceso de preparar las reuniones de la junta directiva fuera más eficiente”.

IMPLEMENTACIÓN

Centrica plc ya estaba usando Diligent Boards para los informes de su junta directiva, así que para British Gas fue algo natural seguir sus pasos. La compañía implementó el nuevo sistema rápidamente. Alrededor de 75 miembros entre la junta directiva y los comités ahora usan Diligent Boards, así como 12 administradores. La transición no tuvo complicaciones, afirmó Sam: “Dejamos de usar paquetes de documentos impresos una semana y comenzamos a usar Diligent la semana siguiente. La transición de papel a formato digital fue realmente sencilla”.

Diligent brindó capacitación completa al equipo de British Gas, y un equipo dedicado de administración de cuentas garantizó el soporte técnico necesario durante la transición. Sam añadió: “La capacitación fue directa. El sistema era tan sencillo de usar que pude capacitar a un colega por teléfono. La prueba real para saber si alguien realmente ha entendido algo es que sea capaz de enseñar a alguien más. Con Diligent eso fue muy fácil de hacer”.

RESULTADOS

Diligent Boards ahorra horas de preparación para cada reunión a los administradores responsables de armar múltiples paquetes para la junta directiva. Sam añadió: “Es mucho más conveniente administrar la producción de papeles de la junta directiva con Diligent Boards. Usamos mucho menos papel y empleamos menos cartuchos para impresora. Para nosotros es importante emplear la tecnología a fin de mejorar la manera como hacemos las cosas”.

Sam también resalta la calidad del servicio al cliente que le brinda Diligent: “El servicio de nuestro gerente de cuentas es excelente. Es muy paciente y siempre responde cualquier pregunta que yo tenga. El servicio al cliente es realmente extraordinario”.

Usar Diligent Boards significa que los miembros de la junta directiva y de los comités pueden revisar los paquetes de la junta directiva de manera instantánea y prepararse con anterioridad para las reuniones, resaltó Sam: “Al usar Diligent Boards podrán tener los materiales por anticipado. Incluso si hay cambios de último minuto, continuarán teniendo las últimas actualizaciones a tiempo para revisarlas. No tenemos que reimprimir muchos paquetes de papel, lo cual redunda en mayor eficiencia en el proceso”.

Concluyó: “El soporte al cliente de Diligent es realmente bueno, la capacitación es sencilla y directa, además, el producto nos hace mucho más eficientes. En general, es un excelente servicio”.

  • El soporte al cliente de Diligent es realmente bueno, la capacitación es sencilla y directa, además, el producto nos hace mucho más eficientes.
  • Sam Weller

    Asistente personal de Michael Uzielli, director de finanzas

    En general, es un excelente servicio.