A medias no era suficiente: International Personal Finance recurre a Diligent Boards

International Personal Finance plc busca promocionar la inclusión financiera al ofrecer préstamos en efectivo a corto plazo, de bajo monto y sin garantía de GBP 50 a GBP 1.000 en un período de seis a 12 meses. Proporciona un servicio financiero flexible y manejable, que incluye crédito para vivienda y pequeños préstamos financieros para personas de ingresos moderados. La compañía tiene 30.000 empleados a nivel mundial y 2,4 millones de clientes en ocho países.

RETO

La junta directiva de International Personal Finance se reúne cada dos meses. En el pasado, la asistente personal del presidente y director ejecutivo pasaría hasta tres días laborables preparando los documentos para cada reunión de la junta directiva. Se requería de un extenso trabajo administrativo, incluidas horas de impresión, reimpresión y encuadernación, antes de que el material se enviara a los miembros de la junta directiva previo a las reuniones.

La situación no era nada mejor para los directores. Como expresó Steve Bean, gerente de servicio para el Reino Unido de International Personal Finance Limited: “Conocí a un director camino a una reunión. Cargaba una gran carpeta con papeles consigo que pesaba 3 kilos aproximadamente. Me di cuenta de que necesitábamos encontrar una mejor solución”.

Además del costo de crear carpetas de documentos para juntas directivas, la compañía deseaba reducir el volumen de los papeles que se estaban utilizando. Steve agregó: “International Personal Finance está comprometido con el medio ambiente a través de su gestión y ha ganado numerosos premios en esta área. Era necesario reducir la cantidad de papel en la sala de reuniones de la junta directiva”. Además de buscar una solución digital que ahorrara tiempo y dinero con su información altamente confidencial para juntas directivas, la compañía también deseaba un proveedor que satisficiera o superara los estándares de seguridad para empresas.

ENFOQUE

Teniendo en mente seguridad y utilidad, International Personal Finance realizó una extensa revisión de portales electrónicos para juntas directivas; una versión digital de carpetas de documentos para juntas directivas, con funciones mejoradas, como derechos de votación, control de acceso y anotaciones. La solución Diligent BoardsTM satisfacía todos estos requisitos. “Necesitábamos una aplicación que fuera fácil de usar en un iPad y que ofreciera una seguridad rigurosa”, comentó Steve. “Algunas soluciones eran atractivas, pero como se basaban completamente en software de terceros, nos preocupaban posibles errores y problemas con las actualizaciones. Nuestro director de seguridad examinó y aprobó Diligent Boards por la seguridad de la plataforma y estuvo completamente satisfecho”.

Todos los administradores de la compañía recibieron capacitación en persona y manuales al inicio de la transición a Diligent Boards. Steve agregó: “La capacitación para directores y empleados no ejecutivos representaba un reto debido a que se encuentran esparcidos en todo el mundo. Algunos no tenían tiempo para una capacitación presencial, sin embargo, Diligent actúo con eficacia y se hizo cargo de todo, y les proporcionó capacitación telefónica a la hora que estuviesen disponibles. La capacitación fue muy rápida y nuestro gerente de cuentas de Diligent fue brillante al coordinar con todos nuestros usuarios y las necesidades de capacitación de cada uno. Realmente prestaron un servicio de alta calidad”.

RESULTADOS

International Personal Finance ha sido testigo de una reducción significativa de sus gastos administrativos desde la transición a Diligent Boards. Pero tal como dijo Steve: “Iniciamos este proceso como una manera de reducir costos, pero en realidad la utilidad y la seguridad se han vuelto mucho más importantes para nosotros”.

“La respuesta interna ha sido fantástica”, agregó Steve. “Los miembros de nuestra junta directiva adoran Diligent Boards. Es simple y ya no tiene que cargar carpetas pesadas con documentos de la junta directiva de un lado al otro. Es un sistema mucho más eficiente”.

La compañía también calculó que con Diligent Boards ha ahorrado a la asistente personal del presidente y director ejecutivo aproximadamente 10 % de su tiempo al año y ha reducido el impacto ambiental de la compañía.

  • Algunas soluciones eran atractivas, pero como se basaban completamente en software de terceros, nos preocupaban posibles errores y problemas con las actualizaciones.
  • Steve Bean

    Gerente de servicio para el Reino Unido

    Nuestro director de seguridad examinó y aprobó Diligent Boards por la seguridad del sistema y estuvo completamente satisfecho.