Vorteile der Digitalisierung für die Canadian Tourism Commission

Die Canadian Tourism Commission (CTC) ist die nationale Tourismusbehörde Kanadas. Die CTC ist das Sprachrohr der kanadischen Tourismusbranche und bewirbt Kanada als unvergessliches Reiseziel zu allen vier Jahreszeiten.

HERAUSFORDERUNG

Die CTC lädt Menschen aus der ganzen Welt zu einem Besuch in Kanada ein. Das Führungsgremium umfasst 12 Mitglieder, die sechsmal pro Jahr zusammenkommen, viermal persönlich und zweimal virtuell. Den Anforderungen dieser Sitzungen gerecht zu werden, war keine leichte Aufgabe. Laut Raya Rahmen, Board Liaison Officer bei der CTC, war „der Prozess zur Vorbereitung der Materialien veraltet. Die verschiedenen Berichte und Quellen wurden noch von Hand zu Sitzungsmappen zusammengestellt.“

Unvermeidliche Änderungen in letzter Minute waren ein echter Albtraum: Die mit der Umsetzung dieser Änderungen beauftragten Mitarbeiter mussten die Sitzungsmappen in aller Eile neu drucken und zusammenstellen. Bei Sitzungen zur Strategieplanung mit externen Teilnehmern mussten Rahmen und ihre Mitarbeiter bis zu 40 Exemplare der unhandlichen Sitzungsmappen anfertigen. Die Vorbereitung der Sitzungsunterlagen nahm zwei volle Arbeitstage in Anspruch. Nicht selten fielen zusätzliche Überstunden an.

HERANGEHENSWEISE

Der entscheidende Impuls zur Veränderung kam von der CEO der CTC selbst. Ihr war die Arbeit mit digitalen Lösungen aus anderen Führungsgremien vertraut. Daher schlug sie der CTC vor, ebenfalls eine solche Lösung einzuführen. Für kurze Zeit war bei der CTC der Einsatz einer kostenlosen oder günstigen „Do-it-Yourself“-Software im Gespräch. Die Idee wurde nach einem genaueren Blick auf die Sicherheitsrisiken jedoch schließlich verworfen.

Rahmen begann mit der Suche nach einem geeigneten Anbieter und nahm zahlreiche Kandidaten genau unter die Lupe. Es kamen sieben Finalisten in die engere Auswahl. Nach Prüfung der verschiedenen Lösungen fiel die Entscheidung auf Diligent. Ausschlaggebend für diese Entscheidung war vor allem eines: die Benutzerfreundlichkeit. Die Lösung von Diligent war die einzige, die das Erscheinungsbild einer gedruckten und gebundenen Sitzungsmappe mit den Vorteilen eines digitalen Portals vereint.

ERGEBNISSE

Solange die CTC noch gedruckte Sitzungsmappen verwendete, waren zusätzliche Mittel zum Kopieren und Zusammenstellen unvermeidlich. Dank Diligent entfallen nun diese zusätzlichen Kosten. Da die Unterlagen jetzt über das Portal zusammengestellt und verteilt werden, hat sich der Zeitaufwand deutlich verringert. Außerdem müssen die fertigen Sitzungsmappen nicht länger per Kurier an die Empfänger im ganzen Land verschickt werden.

Die Mitglieder des Führungsgremiums fanden schnell Gefallen an der iPad-basierten Lösung. Die kurze Einarbeitung verlief problemlos. Die Führungskräfte können mit der Lösung von Diligent sogar Dokumente für andere Sitzungen speichern.

„Das ist absolut fantastisch“, so Rahmen. „Es ist ein Unterschied wie Tag und Nacht. Unsere Führungskräfte haben die gewünschten Unterlagen sofort zur Hand. Kaum vorstellbar, dass wir einmal anders arbeiten konnten.“

  • Es ist ein Unterschied wie Tag und Nacht. Unsere Vorstandsmitglieder haben die gewünschten Unterlagen sofort zur Hand.
  • Raya Rahmen

    Board Liaison Officer

    Kaum vorstellbar, dass wireinmal anders arbeiten konnten.