Standard Life führt die digitale Diligent Boards-Lösung in 103 Führungsgremien und Ausschüssen ein

Standard Life plc ist auf dem Gebiet der langfristigen Vorsorge und Anlage führend und bietet verschiedene Spar-, Altersvorsorge- und Anlageprodukte an. Das Unternehmen, dessen Hauptsitz sich in Edinburgh befindet und das große Niederlassungen in Europa, Kanada und Asien betreibt, ist ein FTSE 100-Unternehmen, das an der Londoner Börse notiert ist.

Das Unternehmenssekretariat unterstützt das Führungsgremium in jeder Hinsicht, insbesondere jedoch bei der Vorbereitung von Meetings. Paul McKenna ist Deputy Group Company Secretary bei Standard Life und „Technikexperte“. Als solcher ist er für die Umsetzung von Diligent Boards™ in der gesamten Standard Life-Gruppe zuständig.

HERAUSFORDERUNG

Standard Life gehört einer Branche an, in der Risiko, Kapital und Regulierungsanforderungen einer besonders strengen Kontrolle unterliegen. Das Führungsgremium des Unternehmens ist einer Unternehmensführung auf hohem Niveau verpflichtet, um die Geschäfte effektiv führen und die Wertschöpfung zugunsten der Aktionäre langfristig aufrechterhalten zu können. Darüber hinaus muss es alle relevanten Bestimmungen des Corporate Governance Kodex des Vereinigten Königreichs einhalten.

Aufgrund seiner zahlreichen Büros und Niederlassungen weltweit hat Standard Life eine Vielzahl an Ausschüssen und Tochter-Gremien, von denen viele monatlich und einige sogar noch öfter tagen. Vor Einführung der Diligent Boards-Lösung erstellten die verschiedenen Sekretariatsteams die Sitzungsunterlagen, die anschließend gedruckt und an die Mitglieder der Führungsgremien in der ganzen Welt ausgeliefert wurden.

HERANGEHENSWEISE

Standard Life war auf der Suche nach einer Möglichkeit, die Erstellung und Verteilung seiner Sitzungsunterlagen zu modernisieren und dabei gleichzeitig die Effizienz für die Mitarbeiter der Verwaltung zu steigern und das Ergebnis für die Geschäftsleitung als Endbenutzer zu verbessern. Ein Bereich, auf den besonders viel Wert gelegt wurde, war die Sicherheit, und zwar sowohl bei der Erstellung als auch bei der Verteilung der sensibelsten Daten des Unternehmens.

Nachdem Paul McKenna die Aufgabe erhalten hatte, die richtige Lösung für das Führungsgremium zu finden, begann er, neue Wege zur Durchführung und Ausgestaltung von Board-Meetings zu untersuchen. „Ich hatte strenge Auflagen. Die Technik musste die richtige sein und der Übergang nahtlos. Ich wollte sicherstellen, dass die Sitzungsunterlagen leichter zusammenzustellen sein würden, als es beim bestehenden Verfahren der Fall war.“ Geschäftsführer an ganz verschiedenen geographischen Standorten sollten unabhängig von ihrem Standort und der Uhrzeit vor Ort auf ihre Unterlagen zugreifen können. Außerdem wollten sie uneingeschränkt Anmerkungen machen können, genau so, wie es früher auf Papier der Fall war.

Standard Life schaute sich die führenden Board-Portal-Provider genauestens an. „Ganz besonders gefällt mir an der Diligent Boards-iPad-App, dass sie so leicht zu verwenden ist“, sagt Paul McKenna. „Man hat immer noch das ‚Gefühl‘ von Papier, kann dabei aber die viel größere Effizienz nutzen, die die moderne Technik mit sich bringt. Im Vergleich zu den Papierunterlagen ist die App sicherlich die leichtere Alternative und weitaus bequemer zu handhaben. Von allen Anbietern, die wir ausprobiert haben, war das Preis-/Leistungsverhältnis bei Diligent Boards das beste. Unterlagen können in letzter Minute geändert werden und die Geschäftsführung hat von überall auf der Welt Einblick in die Unterlagen, sobald sie freigegeben worden sind.“

Standard Life führte Diligent Boards anfänglich im Führungsgremium des Unternehmens und seinen Ausschüssen ein. Einige der Geschäftsführer zögerten zunächst leicht bei dem Gedanken, fortan papierlos zu arbeiten. Aus diesem Grund erhielten sie Gelegenheit, sowohl mit ausgedruckten als auch mit digitalen Sitzungsunterlagen zu arbeiten. Die größte Überraschung war für Paul McKenna, dass sich die digitale Version nach nur einer Sitzung vollständig durchgesetzt hatte. Zwei Mitglieder der Führungsgremien, die zuvor überzeugt waren, dass sie bei den Papierunterlagen bleiben würden, haben ihre Meinung geändert und sind jetzt ausgesprochene Verfechter der neuen Lösung.

ERGEBNISSE

Standard Life arbeitet seit Juli 2011 mit Diligent Boards und hat in 103 Führungsgremien und Ausschüssen mit insgesamt 240 Nutzern erfolgreich von Papier auf E-Portal-Unterlagen umgestellt.

Das Unternehmen hat sein Ziel erreicht: Die Erstellung und Verteilung der Sitzungsunterlagen wurde modernisiert. Gleichzeitig wurden die Sicherheit sensibler Unterlagen und die Effizienz für die Mitarbeiter der Verwaltung erhöht – letztendlich wurde die Arbeit der Geschäftsführer als Endnutzer deutlich erleichtert.

  • Ganz besonders gefällt mir an der Diligent Boards-iPad-App, dass sie so leicht zu verwenden ist.
  • Paul McKenna

    Deputy Group Company Secretary

    Man hat immer noch das‚ Gefühl‘ von Papier, kann dabei aber die viel größere Effizienz nutzen, die die moderne Technik mit sich bringt.