Resolution Group, Deutsche Börse, Friends Life: Was haben diese Führungsgremien gemeinsam?

Gerhard Roggemann ist seit vielen Jahren Aufsichtsratsmitglied in sechs verschiedenen Führungsgremien, darunter die im FTSE 100- Index gelistete Versicherungsgesellschaft Resolution Group sowie die Deutsche Börse AG, deren stellvertretender Vorsitzender er ist. Gerhard Roggemann nutzt Diligent Board™ zurzeit in mehreren Führungsgremien.

Einen Großteil seiner beruflichen Laufbahn verbrachte Gerhard Roggemann bei dem Finanzdienstleistungsunternehmen J.P. Morgan, wo er unter anderem Geschäftsführer für J.P. Morgan Frankfurt und Finanzleiter für J.P. Morgan Asia Pacific war. Darüber hinaus saß Gerhard Roggemann insgesamt 13 Jahre lang im Vorstand zweier deutscher Landesbanken. Angesichts dieser Fülle an Erfahrungen weiß er nur zu gut, welche Nachteile Sitzungsunterlagen mit sich bringen können.

HERAUSFORDERUNG

Gerhard Roggemann hat einen vollen Terminkalender, dessen Einhaltung es erforderlich macht, dass er in seiner Heimat Deutschland sowie innerhalb Europas viel reist, um seinen Verpflichtungen gegenüber den sechs Führungsgremien nachzukommen.

Die regelmäßigen Board-Meetings bedürfen Vorbereitung, für die Gerhard Roggemann einen beträchtlichen Teil seiner Zeit aufwendet. Vor dem Einsatz von Diligent Boards erstellte das Sekretariatsteam jedes einzelnen Unternehmens die Sitzungsunterlagen manuell und lieferte sie ihm per Kurier an seine Privatanschrift. Jeder Unterlagensatz umfasste bis zu 1.000 Seiten. Oftmals mussten überarbeitete Versionen oder einzelne Seiten nachgeliefert werden. Bedingt durch seine häufigen Reisen erhielt Herr Roggemann diese Informationen oft erst Tage später.

Außerdem stellte das Herumschicken von Papierunterlagen, die höchst vertrauliche Unternehmensdaten enthielten, ein Sicherheitsrisiko dar. Da Gerhard Roggemann oftmals unterwegs war, wurden die Unterlagen auch schon mal im Vorgarten oder bei einem Nachbarn deponiert. Ein weiteres Problem ergab sich durch das bloße Gewicht mehrerer zu transportierender Berichte. Ein einziger Satz Unterlagen konnte einen Aktenkoffer füllen. Für den Transport mehrerer Unterlagensätze wurde ein Reisekoffer benötigt. Da es sich um hoch vertrauliche Daten handelte und Gepäck auf Reisen schon einmal verloren gehen kann, trug Gerhard Roggemann die Unterlagen im Handgepäck bei sich. Dies wurde jedoch angesichts der zunehmenden Gewichtsbeschränkungen zu einer Herausforderung.

„Es war nicht nur das Gewicht der Unterlagen, mit dem ich auf meinen Reisen zu kämpfen hatte, sondern auch die Logistik. Ich nehme jeden Monat an zwei bis drei Board-Meetings teil, die ich zu einer Geschäftsreise zusammenlege. Da es sich um vertrauliche Unterlagen handelt, und ich die Flugzeit zum Durchlesen nutzen wollte, habe ich die Unterlagen in meinem Handgepäck verstaut. Man möchte ja nicht, dass sie verloren gehen! Der Transport von drei bis vier Sätzen Sitzungsunterlagen auf einer einzigen Reise war jedoch irgendwann nicht mehr zu bewältigen.“

Auch die ordnungsgemäße Entsorgung der Unterlagen war schwierig. Es kam vor, dass bis zu vier große Kisten voll mit Sitzungsunterlagen darauf warteten, entsorgt zu werden.

HERANGEHENSWEISE

Die Sekretariatsmitarbeiter bei der Resolution Group verglichen verschiedene Board-Portal-Provider in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Preis und allgemeine Funktionalität. Nach Gesprächen mit der Führungsriege, darunter auch Gerhard Roggemann, setzte das Sekretariat bestimmte Prioritäten: Es sollte eine intuitive Lösung sein, die von ihrer Struktur her einer herkömmlichen Sitzungsmappe ähnelt, gleichzeitig aber die Vorzüge einer modernen digitalen Lösung mitbringt.

Auf dem ersten Board-Meeting der Resolution Group, bei dem die Diligent BoardsiPad-App eingesetzt wurde, wurde den Teilnehmern freigestellt, ob sie iPads oder herkömmliche papierbasierte Sitzungsunterlagen nutzen wollten. „Die Aufsichtratsmitglieder waren schon nach der erstmaligen Nutzung des DiligentVorstandsportals überzeugt“, so Gerhard Roggemann. Die App ist so einfach in der Anwendung und steht den ursprünglichen Papierunterlagen in nichts nach. Sie können sie lesen, markieren und Anmerkungen in ihr machen, genau so, wie Sie es auch auf Papier können. Aktualisierungen und Überarbeitungen werden nun jedoch in Echtzeit bereitgestellt. Und was noch besser ist: Sie können sich von all dem schweren Papier verabschieden.“

ERGEBNISSE

Nach der schnellen Annahme der Lösung durch die Gremienmitglieder bei der Deutschen Börse unterstützte Gerhard Roggemann die Einführung von Diligent Boards unter anderem bei Friends Life. Aus Sicht von Herrn Roggemann haben sich durch die Nutzung der Diligent Boards-Lösung bereits konkrete Vorteile in puncto Zeitersparnis, Funktionsumfang, Sicherheit und Komfort bemerkbar gemacht.

  • Die Aufsichtratsmitglieder waren schon nach der erstmaligen Nutzung des Diligent-Vorstandsportales überzeugt“, so Gerhard Roggemann. Die App ist so einfach in der Anwendung und steht den ursprünglichen Papierunterlagen in nichts nach. Sie können sie lesen, markieren und Anmerkungen in ihr machen, genau so, wie Sie es auch auf Papier können. Aktualisierungen und Überarbeitungen werden nun jedoch in Echtzeit bereitgestellt. Und was noch besser ist: Sie können sich von all dem schweren Papier verabschieden.
  • Gerhard Roggemann

    Aufsichtsratsmitglied

    Aktualisierungen und Überarbeitungen werden nun jedoch in Echtzeit bereitgestellt. Und was noch besser ist: Sie können sich von all dem schweren Papier verabschieden.