Panalpina Gruppe nutzt Diligent Boards™ bei ihren Board und Management Meetings

Die Führungsgremien des Supply-Chain Experten sind dank digitaler Gremienkommunikation noch besser und schneller informiert.

Damit Meeting-Unterlagen für Sitzungen im Verwaltungsrat und den weiteren Gremien der Panalpina Gruppe fristgerecht zugestellt werden konnten, waren bis zu zehn Personen zwei Tage lang damit beschäftigt, Dokumente zusammenzustellen und auszudrucken.

Insbesondere kurzfristige Aktualisierungen waren sehr schwer zu handhaben und die großen Papierberge waren dem Unternehmen spätestens bei deren Entsorgung ein Dorn im Auge. Die Implementierung einer zeitgemäßen Lösung zur digitalen Gremienkommunikation sollte Abhilfe schaffen

HERAUSFORDERUNG

Die Panalpina Gruppe – maßgeschneiderte Supply-Chain-Lösungen

Die Panalpina mit Sitz in Basel ist einer der führenden Anbieter von Supply-ChainLösungen. Das Unternehmen kombiniert seine Kernprodukte Luftfracht, Seefracht und Logistik zu global integrierten, maßgeschneiderten End-to-End-Lösungen. Weltweit beschäftigt die Gruppe rund 16.000 Mitarbeiter und betreibt ein globales Netzwerk von rund 500 eigenen Geschäftsstellen in mehr als 70 Ländern.

Die Führungsgremien der Panalpina bestehen aus dem Verwaltungsrat, der Geschäftsführung und der erweiterten Geschäftsführung. Insgesamt sind es 25 Personen, die auf umfassende und aktuelle Unternehmensinformationen angewiesen sind, um in den Sitzungen fundierte Entscheidungen treffen zu können.Panalpina suchte deshalb nach einer digitalen Kommunikationslösung, welche die Erstellung, Verteilung und Aktualisierung der Unterlagen vereinfachen und Führungskräfte sowie Sekretariate bei der Arbeit unterstützen sollte.

Ziel war es, die Papierunterlagen, die umständlich in der Erstellung und Handhabung, schwer zu transportieren sowie schlecht zu entsorgen waren, mit einer digitalen Kommunikationslösung abzulösen. Darüber hinaus stellte die Möglichkeit, Papierunterlagen zu verlieren, immer ein gewisses Sicherheitsrisiko dar.

HERANGEHENSWEISE

Eine intuitive und effiziente Lösung

Um eine sichere Lösung zu finden, die den Arbeitsalltag des Sekretariats und der Führungskräfte gleichermaßen erleichtert, wurden mehrere Anbieter getestet – die Entscheidung fiel nach einer kurzen Evaluationsphase im Dezember 2012 auf Diligent Boards. Das digitale Vorstandsportal erwies sich als die kompletteste aller Lösungen und die Applikation für das iPad war aufgrund seiner einfachen und intuitiven Nutzung der Gewinner. Diligent Boards konnte Panalpina alles bieten, was für den Gebrauch, die Zusammenstellung, Verteilung und Bearbeitung ihrer Sitzungsunterlagen notwendig ist.

Bereits nach einer einzigen Sitzung wurde Diligent unverzichtbar für die Kommunikation. Die Assistentin des Verwaltungsratspräsidenten und des Chief Legal Officer / Corporate Secretary der Panalpina erinnert sich: „Heute werden Sitzungsunterlagen bei uns von einer einzigen Person erstellt – eine Arbeit die früher mehrere Tage gedauert hat, erledigen wir jetzt in ein bis zwei Stunden. Diese Zeitersparnis ist enorm, besonders wenn man bedenkt, dass abhängig vom Monat bis zu sechs Meetings stattfinden. Vor allem Ausdruck und Versand der Unterlagen nahmen früher sehr viel Zeit in Anspruch. Bei jeder nachträglichen Änderung mussten Dokumente neu ausgedruckt und verschickt werden. Jetzt können Aktualisierungen unkompliziert und schnell eingefügt werden, wobei die Nutzer umgehend eine Benachrichtigung erhalten, welche Inhalte geändert wurden.“

ERGEBNISSE

Eine Lösung mit Schneeballeffekt

Der Verwaltungsrat der Panalpina profitierte in seinem Arbeitsalltag so gut von der effizienten Lösung, dass schon nach kurzer Zeit auch die weiteren Entscheidungsgremien bei Panalpina auf die digitale Kommunikation wechselten. Führungskräfte, die in einer Position bereits mit der Lösung arbeiten und die Vorteile genossen haben, wollen meist auch in ihren anderen Funktionen und Organisationen nicht mehr zur Arbeit auf Papier zurückkehren. Daher breitet sich die Lösung wie bei Panalpina oft vom ersten Nutzer auf viele weitere Unternehmen aus dem näheren Umfeld aus.

Die Assistentin des Verwaltungsratspräsidenten weiß warum: „Diligent Boards hat unseren Arbeitsalltag sehr vereinfacht und die Arbeit damit macht einfach Spaß. Unsere Vorstände haben sich schnell an den Umgang mit den iPads und den digitalen Unterlagen gewöhnt. Heute greifen sie wie selbstverständlich auch auf Reisen auf die Unterlagen zu und bereiten sich unterwegs auf die Sitzungen vor. Niemand vermisst die alten Papierunterlagen, denn auch mit der neuen Lösung können unsere Meeting-Teilnehmer kommentieren, markieren und lesen wie in einer Mappe. Gleichzeitig profitieren wir aber von einer zukunftsfähigen, sicheren Lösung, die ein modernes, zeitgemäßes Arbeiten ermöglicht.“

  • Niemand vermisst die alten Papierunterlagen, denn auch mit der neuen Lösung können unsere Meeting-Teilnehmer kommentieren, markieren und lesen wie in einer Mappe. Gleichzeitig profitieren wir aber von einer zukunftsfähigen, sicheren Lösung,
  • Die Assistentin des Verwaltungsratspräsidenten

    die ein modernes, zeitgemäßes Arbeiten ermöglicht.