Kingfisher nutzt ein Portal zur Vereinheitlichung seiner Führungsgremien

Kingfisher ist der größte Baumarktkonzern in Europa und der drittgrößte weltweit. Zu seinen Marken zählen B&Q, Castorama, Brico Dépôt und Screwfix. Ziel des 1982 gegründeten Unternehmens ist es „es den Kunden leichter zu machen, ihr Zuhause besser und nachhaltiger zu gestalten“.

David Morris, Mitglied des Managements von Kingfisher, ist seit 2010 fester Mitarbeiter des Unternehmens. Seine Aufgabe bestand darin, Möglichkeiten aufzuzeigen, mit denen sich die Erstellung und Verteilung der Geschäftsleitungs-, Vorstandsund Aufsichtsratsunterlagen der Gesellschaft standardisieren und vereinfachen lassen. 2011 begann David Morris nach einer Lösung zu suchen, die den Bedürfnissen von Kingfisher so gerecht wie möglich sein sollte. Die Suche dauerte drei Monate.

HERAUSFORDERUNG

Kingfisher betreibt mehr als 1.000 Märkte in acht Ländern in Europa und Asien. Als internationaler Konzern hat das Unternehmen mehrere Führungsgremien. Die Fähigkeit, strategische Entscheidungen voranzutreiben, ist für den Erfolg des wachsenden Markenportfolios der Baumärkte von Kingfisher von entscheidender Bedeutung. Die Mitglieder des Unternehmensvorstands sind oftmals in einer Reihe von Ausschüssen tätig und darauf angewiesen, dass ihnen die Unterlagen für verschiedene Board-Meetings kurzfristig zur Verfügung gestellt werden.

Die zeitaufwändige Aufgabe des Sekretariatsteams von Kingfisher bestand darin, die Unterlagen der Führungsgremien zu formatieren, auszudrucken und, wenn es wieder einmal zu unvermeidlichen Änderungen in letzter Minute kommen sollte, neue Seiten hinzuzufügen. Die Häufigkeit der Meetings und die Standorte der verschiedenen über Europa verteilten Führungsgremien stellten im Hinblick auf die rechtzeitige, sichere und kostengünstige Zusammenstellung und Lieferung der Sitzungsunterlagen eine echte Herausforderung dar.

Die Verringerung des Verwaltungsaufwands und die Suche nach einer benutzerfreundlichen Technologie zur Vereinheitlichung aller Führungsgremien hatten für Kingfisher oberste Priorität. Auch das Thema Sicherheit war von entscheidender Bedeutung, da solche Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratsunterlagen sensible Daten enthalten. Darüber hinaus war David Morris an einer Lösung interessiert, die intuitiv sein und einen minimalen Schulungsaufwand für die die Mitglieder der Führungsgremien mit sich bringen sollte.

HERANGEHENSWEISE

Nachdem David Morris und das Verwaltungsteam umfassende Recherchen zu Diligent Boards™ und anderen Board-Portal-Providern angestellt hatten, begann Kingfisher anlässlich eines Meetings im Oktober 2011 mit dem Diligent BoardsPortal zu arbeiten.

Vor dem ersten Meeting wurden David Morris und das Verwaltungsteam von einem speziell hierfür eingesetzten Kundenbetreuer im Umgang mit dem System geschult. Die Unternehmensleitung erhielt Anmeldedaten und ein iPadSchulungshandbuch und bei Bedarf stand weiterer Support zur Verfügung. Da die Benutzeroberfläche intuitiv zu bedienen ist, hat die Unternehmensleitung von Kingfisher bislang keinen weiteren Schulungsbedarf angemeldet.

Für das Verwaltungsteam war es entscheidend, dass der mit der Aufbereitung und Bearbeitung der Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratsunterlagen verbundene Arbeitsaufwand durch die ultimative Lösung beträchtlich verringert werden konnte. Mehrere Mitarbeiter waren an der Erstellung der Unterlagen beteiligt, was zur Folge hatte, dass die Beiträge zu den einzelnen Board-Meetings in unterschiedlichen Formaten, Schriften und Textgrößen eingingen. Die Nutzung des Diligent Boards-Portals ermöglicht es Kingfisher, verschiedenartige Informationen in einem einheitlichen iPad-freundlichen Format zusammenzustellen.

Abgesehen von der Benutzerfreundlichkeit war das Thema Sicherheit von größter Bedeutung. Kingfisher verpflichtete ein unabhängiges spezialisiertes Sicherheitsunternehmen, das zur Überprüfung der Sicherheit der Lösung einen Penetrationstest durchführen sollte. Das Ergebnis: Diligent Boards bestand den Test.

ERGEBNISSE

Der Einsatz der Diligent Boards-Lösung zeigte umgehend Ergebnisse: Früher nahm die Erstellung der Sitzungsunterlagen im Durchschnitt pro Mitglied des Kingfisher-Unternehmenssekretariats und pro Unterlagensatz mehr als einen halben Arbeitstag in Anspruch. Jetzt wird die Erstellung und Verteilung der Unterlagen in einem Bruchteil der ursprünglichen Zeit erledigt.

Nach der Erprobungsphase setzte David Morris Diligent Boards in 10 weiteren Kingfisher-Ausschüssen ein. Schließlich wurde Diligent Boards auch von der Marke B&Q und neun B&Q-Ausschüssen als Portal-Lösung eingesetzt.

David Morris berichtet von einem „Aha“-Erlebnis, das Kingfisher klar gemacht hat, wie bedeutsam die durch den Portal-Ansatz herbeigeführte Änderung war: „Auf dem Meeting im Oktober 2011 haben wir das Portal zum ersten Mal getestet und entschieden uns, es dezentral einzusetzen. Zwei der Dokumente mussten am Morgen des Meetings aktualisiert werden. Ich selber war nicht bei dem Meeting anwesend, konnte die Änderungen aber von meinem Büro aus vornehmen und der Geschäftsleitung innerhalb weniger Minuten Bescheid geben, dass die aktualisierten Fassungen zum Abgleich bereitstanden. Danach war uns klar, wie stark die Diligent Boards-Lösung ist.“

Darüber hinaus stellte David Morris fest, dass Diligent die Eigenschaften des Portals auf der Grundlage des Feedbacks der Kunden und der neuartigen Nutzungsmöglichkeiten ständig weiterentwickelt.

  • Die Qualität des Diligent Boards-Produkts war im Vergleich zum Wettbewerb herausragend. Diligent hatte seine Lösung lange vor Einführung des iPads entwickelt. Viele weitere Lösungen sind mit Einführung der Apps auf den Markt gelangt und versuchen seither aufzuholen.
  • David Morris

    Mitglied des Managements

    Diligent passt seine Lösung ständig den sich wandelnden Bedürfnissen der Kunden an, um dem Wettbewerb immer einen Schritt voraus zu sein.