Keine halben Sachen: International Personal Finance stellt auf Diligent Boards um

International Personal Finance plc vergibt kleine, ungesicherte und kurzfristige Darlehen in Höhe von 50 £ bis 1.000 £ über einen Zeitraum von sechs bis 12 Monaten und fördert damit die finanzielle Integration. Die flexiblen und einfachen Finanzdienstleistungen des Unternehmens umfassen Eigenheimfinanzierung sowie kleinere Darlehen für Geringverdiener. Die weltweit 30.000 Mitarbeiter des Unternehmens betreuen 2,4 Millionen Kunden in acht Ländern

HERAUSFORDERUNG

Das Führungsgremium von International Personal Finance tagt alle zwei Monate. Früher benötigte die persönliche Assistentin des CEO für die Vorbereitung einer Sitzung des Führungsgremiums bis zu drei komplette Arbeitstage. Der administrative Aufwand war gigantisch. Hinzu kamen die erforderlichen Arbeitsstunden für das Drucken, Kopieren und Binden der Unterlagen vor dem Versand an die Mitglieder des Führungsgremiums.

Bei den Mitgliedern des Führungsgremiums war die Lage kaum besser. Steve Bean, Services Manager für Großbritannien der International Personal Finance Limited, erläutert: „Ich habe einen Vorstand auf dem Weg zu einer Sitzung getroffen. Er schleppte einen dicken Stapel Papier mit sich. Das waren sicherlich drei Kilo. Es war überdeutlich, dass wir eine bessere Lösung benötigten.“

Das Unternehmen wollte nicht nur Kosten einsparen, sondern auch den Papierverbrauch verringern. Steve Bean erläutert: „International Personal Finance setzt im gesamten Unternehmen umweltfreundliche Methoden ein und hat dafür bereits einige Preise gewonnen. Auch der Papierverbrauch des Führungsgremiums musste reduziert werden.“ Das Unternehmen suchte nicht nur nach einer digitalen Lösung, die Zeit und Kosten einspart, sondern auch nach einem Anbieter, der beim Umgang mit den höchst vertraulichen Daten des Führungsgremiums mindestens die Sicherheitsstandards des Unternehmens einhält.

HERANGEHENSWEISE

International Personal Finance prüfte, besonders hinsichtlich Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit, mehrere elektronische Board-Portale – eine digitale Alternative zu gedruckten Sitzungsunterlagen, die erweiterte Funktionen wie Abstimmungen, Zugriffskontrollen und Anmerkungen bietet. Die Diligent BoardsTM-Lösung erfüllte alle Anforderungen. „Wir suchten nach einer benutzerfreundlichen iPad-App, die strengsten Sicherheitsanforderungen genügte“, so Bean. „Einige Lösungen sahen ansprechend aus, basierten jedoch komplett auf Drittanbieter-Software. Daher waren Probleme mit Bugs und Updates zu befürchten. Unser Sicherheitschef hat Diligent Boards gründlich geprüft und anschließend genehmigt. Ausschlaggebend war die Sicherheit der Plattform.“

Alle Administratoren des Unternehmens wurden im Zuge des Wechsels zu Diligent Boards vor Ort geschult. Steve Bean bemerkt: „Die Schulung der Nutzer gestaltete sich schwierig, da diese über die ganze Welt verstreut sind. Einige konnten an den Schulungen nicht persönlich teilnehmen. Doch Diligent hat sich um alles gekümmert und Schulungen nach individueller Terminvereinbarung auch telefonisch durchgeführt. Die professionell durchgeführten Schulungen unseres Diligent-Kundenbetreuers waren einfach brillant. Er hat jedem Nutzer individuell geholfen. Das war Weltklasse-Service.“

ERGEBNISSE

International Personal Finance konnte nach dem Umstieg auf Diligent Boards wesentliche Kosteneinsparungen erzielen. Steve Bean erläutert: „Ursprünglich wollten wir durch den Umstieg unsere Kosten senken. Heute sind Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit viel bedeutender für uns.“

„Die Resonanz im Unternehmen war fantastisch“, so Steve Bean. „Die Mitglieder des Führungsgremiums lieben Diligent Boards. Die Lösung ist benutzerfreundlich und macht die Aktenkoffer aller Beteiligten leichter. Das System ist wesentlich effizienter.“

Dank Diligent Boards spart die persönliche Assistentin des CEO im Jahr nun rund 10 % ihrer Arbeitszeit ein. Außerdem konnte die Ökobilanz des Unternehmens verbessert werden.

  • Einige Lösungen sahen ansprechend aus, basierten jedoch komplett auf Drittanbieter-Software. Daher waren Probleme mit Bugs und Updates zu befürchten.
  • Steve Bean

    Services Manager

    Unser Sicherheitschef hat Diligent Boards gründlich geprüft und anschließend genehmigt. Ausschlaggebend war die Sicherheit der Plattform.