Intu Properties gestaltet Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen komplett neu mit Diligent Boards

Intu Properties gehört zu den großen FTSE 100-Unternehmen mit Vermögenswerten in Höhe von 8,8 Milliarden GBP. Intu über sich selbst: “Wir besitzen und betreiben Einkaufszentren in bester Lage in Großbritannien, zehn davon gehören zu den 25 größten des Landes.” Intu beschäftigt über 2.000 Mitarbeiter. Seit dem Jahr 2012 ist das Unternehmen ein Kunde von Diligent.

HERAUSFORDERUNG

Dem obersten Führungsgremium und den vier Ausschüssen von Intu Properties gehören insgesamt 25 Personen an. Die Sitzungen des Führungsgremiums und der Ausschüsse finden mindestens viermal pro Jahr statt. Vor der Nutzung von Diligent Boards™ arbeitete das Unternehmen mit Unterlagen aus Papier. Diese bestanden manchmal aus bis zu 250 Seiten, die die Mitglieder des Führungsgremiums sichten mussten. Susan Marsden ist Unternehmenssekretärin bei Intu Properties und berichtet: „Wir benötigten ein effizienteres System, um die Unterlagen bereitzustellen. Es sollte für unsere Nutzer bequem in der Handhabung sein und bei der Vorbereitung der Sitzungsunterlagen Zeit sparen. Regelmäßig entstanden uns hohe Kosten für die Verteilung der Sitzungsunterlagen. Zustellungen zu später Stunde waren bei den Sitzungsteilnehmern nicht gerade beliebt.“

Die Datensicherheit spielte laut Susan Marsden ebenfalls eine große Rolle beim Umstieg auf eine digitale Lösung: „Wir hatten Bedenken, dass vertrauliche Sitzungsunterlagen verlegt oder von einem Kurierdienst falsch zugestellt würden und dass Dokumente eventuell verloren gehen könnten.“

Der Vorsitzende und der CEO von Intu nutzten die Diligent-Board-Services bereits in anderen Führungsgremien und wussten daher, dass ein digitales Board-Portal signifikante Vorteile mit sich bringen würde. Susan Marsden prüfte eine Reihe von Anbietern und kam zu dem Schluss, dass Diligent für das Unternehmen genau die richtige Lösung bereitstellt.

„Das Team lieferte eine hervorragende Präsentation. Alle Probleme unseres Sekretariats und unseres Führungsgremiums in Bezug auf Sitzungsunterlagen waren Diligent zur Genüge bekannt. Beruhigend war zudem, dass Diligent Boards von so vielen FTSE 100-Unternehmen eingesetzt wird. Außerdem beeindruckten uns die anspruchsvollen Sicherheitsvorkehrungen von Diligent zum Schutz vor Hackern. Sie haben wesentlich zu unserer Entscheidung beigetragen.“

HERANGEHENSWEISE

Sobald bei Intu Properties die Entscheidung gefallen war, begann der Umstieg. Die Sitzungsunterlagen wurden sofort in Diligent Boards migriert. Nur einen Monat später fand die erste Vorstandssitzung bei Intu statt, bei der sowohl Papier- als auch digitale Versionen der Sitzungsunterlagen auf iPads verwendet wurden. Susan Marsden meint: „Alle unsere Führungskräfte erhielten eine persönliche Schulung und unser Kundenbetreuer bei Diligent nahm an der Sitzung teil, um uns gegebenenfalls helfen zu können. Aber alles klappte perfekt. Diligent bot uns Support und Hilfestellungen für Nutzer, die bisher noch kein iPad verwendet hatten. Innerhalb weniger Monate nutzten alle Führungsmitglieder den Service und waren damit sehr zufrieden.“

ERGEBNISSE

Durch den Umstieg auf Diligent Boards müssen die Sitzungsunterlagen von Intu Properties nicht bereits 24 Stunden sondern erst drei Stunden vor der Verteilung in der Endfassung vorliegen. Alle Mitarbeiter haben so mehr Zeit, um die für die Zusammenstellung erforderlichen Informationen zu übermitteln. Auch dem Verwaltungsteam bleibt nun mehr Zeit, um diese Informationen vor der Veröffentlichung noch auf Fehler zu prüfen. Durch die sofortige Zustellung bleibt den Führungsmitgliedern mehr Zeit, die Unterlagen vor den Sitzungen durchzuarbeiten. Susan Marsden schätzt, dass das Unternehmen dank der Diligent Boards-Lösung nur noch halb so viel Zeit für die Anfertigung von Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratsunterlagen benötigt. „Wir nutzen die App auch zum Verteilen von Presseausschnitten, zum Aktualisieren von Kalendern und zum Senden vertraulicher Dokumente.“

Susan Marsden ist besonders begeistert vom Kundendienst von Diligent für Intu Properties: „Unser Kundenbetreuer bietet den Nutzern und dem Verwaltungsteam einen herausragenden Support. Alle Probleme, die ohnehin nur sehr selten auftreten, werden im Handumdrehen gelöst. Unsere Führungsmitglieder finden die Lösung sehr komfortabel. Sie müssen zuhause weder auf die Zustellung der Sitzungsunterlagen warten, noch diese mit sich herumschleppen. Die gesuchten Informationen lassen sich in der digitalen Form nun ganz einfach finden. Zudem können sie die digitalen Unterlagen mit Kommentaren versehen. Alle sind begeistert von dem Umstieg auf die digitale Lösung. Nach unserer Erfahrung mit Diligent Boards würde ich der Lösung insgesamt 10 von 10 Punkten geben.“

  • Durch den Umstieg auf Diligent Boards müssen die Sitzungsunterlagen von Intu Properties nicht bereits 24 Stunden sondern erst drei Stunden vor der Verteilung in der Endfassung vorliegen.
  • Susan Marsden

    Unternehmenssekretärin

    Intu Properties benötigt dank der Diligent BoardsLösung nur noch halb so viel Zeit für die Anfertigung von Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratsunterlagen.