Ernst Göhner Stiftung profitiert bei der gemeinnützigen Arbeit von Board-Portal

Dank effizienter Kommunikation mit Diligent Boards kann sich die Stiftung noch stärker auf ihr philanthropisches Wirken konzentrieren.

Die Ernst Göhner Stiftung suchte nach einer digitalen Lösung, die die Kommunikation mit den Ausschüssen erleichtert und das Zusammenstellen und Verteilen von Sitzungsunterlagen vereinfacht. Die Stiftung benötigte ein System, mit dem Dokumente schnell erstellt und bereitgestellt werden können. Kurz gesagt: eine Lösung, mit der lange Nächte vor dem Kopierer der Vergangenheit angehören und sich Änderungen in letzter Minute problemlos einarbeiten lassen. Die Stiftung hielt Ausschau nach einer digitalen Lösung, die Zeit und Kosten einspart.

PHILANTHROPIE UND UNTERNEHMERTUM — DIE ERNST GÖHNER STIFTUNG

Die Ernst Göhner Stiftung mit Sitz in Zug (Schweiz) ist das Geschenk des Unternehmers Ernst Göhner an die Nachwelt. Die Stiftung schüttet jährlich einen beachtlichen Teil des erwirtschafteten Gewinns für gemeinnützige Zwecke aus. Die Stiftung fördert Projekte in den Bereichen Kultur, Umwelt, Bildung und Wissenschaft.

Oberstes Organ der Stiftung ist der Stiftungsrat, der sich aus neun Mitgliedern zusammensetzt. Diese treffen sich einmal im Quartal, um Informationen, Anträge und Berichte von verschiedenen Führungsgremien zu prüfen und zu bearbeiten. Fundierte Entscheidungen basieren auf einer Fülle an Informationen, die den richtigen Leuten zur richtigen Zeit präsentiert werden müssen.

PAPIERBERGE WEICHEN DIGITALEN SITZUNGSUNTERLAGEN

Sekretariate müssen zahlreiche Dokumente erstellen und diese rechtzeitig an alle Teilnehmer der Sitzung verteilen. Die Handhabung von Hunderten Seiten schwerer Ausdrucke wurde zunehmend schwieriger.

Lucia Tellenbach aus dem Sekretariat der Ernst Göhner Stiftung erläutert: „Früher haben das Drucken von Berichten und Unterlagen und die anschließende Verteilung pro Quartal einen kompletten Arbeitstag verschlungen. Und das ist nur die Zeit, die zum Kopieren der Unterlagen erforderlich war.“ Der Versand der Ausdrucke stellte eine weitere Herausforderung dar. Aufgrund des Gewichts mussten die Unterlagen in kleinere „Pakete“ aufgeteilt werden, um Portokosten zu sparen.

EINE LÖSUNG, MIT DER ALLE ZUFRIEDEN SIND

Die Stiftung suchte nach einer neuen Lösung, einer Lösung, mit der lange Abende vor dem Kopierer der Vergangenheit angehören. Einige Mitglieder des Führungsgremiums kannten die Diligent Boards™-Lösung und schlugen die Anschaffung vor. Die Stiftung entschied sich daraufhin für den Umstieg auf ein digitales System.

Dieser brachte große Vorteile mit sich. Heute können die Mitglieder des Führungsgremiums Unterlagen auf ihrem iPad bearbeiten. Die intuitive Diligent Boards-Lösung bietet Funktionen zum Lesen, Markieren und Kommentieren der Unterlagen. Darüber hinaus erhalten die Führungsmitglieder die Unterlagen früher und haben daher mehr Zeit für die Durchsicht.

Tellenbach führt weiter aus: „In einer einzigen Sitzung im Stiftungsrat kamen Ausdrucke und die Diligent Boards-Lösung gleichzeitig zum Einsatz. Bereits bei der nächsten Sitzung war klar, dass wir die Ausdrucke nicht mehr benötigen. Alle wollten nur noch mit der digitalen Lösung arbeiten. Auch die am Anfang eher skeptischen Mitglieder waren schnell von der digitalen Lösung überzeugt.“

UNTERLAGEN MIT WENIGEN KLICKS ERSTELLEN

Dank Diligent Boards arbeitet die Stiftung heute viel effizienter. Lucia Tellenbach stellt die detaillierten Sitzungsunterlagen mit ihrem Team in wenigen Minuten zusammen.

Tellenbach verteilt die Informationen in sicherer, elektronischer Form an die Ausschussmitglieder. Komplett und vollständig verschlüsselt. Die Sicherheitsrisiken sind wesentlich geringer als bei physischen Dokumenten. Auch im Falle eines Diebstahls eines iPads, auf dem die Lösung installiert ist, sind die Dokumente dank Verschlüsselung und Kennwortschutz weiterhin vor neugierigen Blicken geschützt. Die Stiftung war auch vom angebotenen Service sehr beeindruckt: „Die Schulung für mich als Administratorin dauerte nur ungefähr drei Stunden“, so Tellenbach. „Das Handbuch ist übersichtlich. Nach der Einführung musste ich jedoch erst zweimal darauf zurückgreifen. Bei dringenden Problemen rufe ich einfach unseren Kundenbetreuer oder den Support an. Die Lösung findet sich dann stets innerhalb weniger Minuten.“

Das Diligent Boards Board-Portal erleichtert die tägliche Arbeit in der Ernst Göhner Stiftung erheblich. Daher arbeitet das Sekretariat der Stiftung nun wesentlich effizienter. Zu den weiteren Vorteilen gehören Sicherheit, Support und einfache Bedienung für die Führungsmitglieder.

  • Dank Diligent Boards gehört der Zeitdruck,
  • Lucia Tellenbach

    Sekretariat

    der durch das Senden von Ausdrucken an das Führungsgremium der Stiftung entstand, der Vergangenheit an.