Diligent ist eine sichere Sache für Ladbrokes

Ladbrokes plc ist das weltweit führende Unternehmen im Wett- und Spielmarkt. Es verbucht einen Konzernumsatz von über 1 Milliarde Pfund jährlich und ist im Finanzindex FTSE 250 gelistet. In Großbritannien verfügt Ladbrokes über mehr als 2.200 Wettbüros und eine starke Online-Präsenz. Weltweit beschäftigt das Unternehmen 15.000 Mitarbeiter.

Es ist die Aufgabe der Rechtsabteilung und des Sekretariats bei Ladbrokes, die Unterlagen für die mehr als 30 Sitzungen pro Jahr zur Verfügung zu stellen. Neben dem obersten Führungsgremium gibt es bei Ladbrokes einen Vorstand, einen Prüfungsausschuss, einen Nominierungsausschuss, einen Entschädigungsausschuss und einen Ausschuss für soziale Verantwortung.

HERAUSFORDERUNG

Wie viele andere Unternehmen sah sich auch Ladbrokes bei der Vorbereitung von Sitzungsunterlagen mit etlichen Herausforderungen konfrontiert. Neben dem Wunsch nach mehr Sicherheit und den Papierverbrauch zu reduzieren, wollte man auch digitaler werden. Der Hauptgrund für die Suche nach einem digitalen Board-Portal bestand allerdings darin, ein System zu finden, dass effizienter und kostengünstiger als die Papiernutzung ist.

Vor der Verwendung der Diligent Boards™-Lösung erstellte Ladbrokes bereits mithilfe einer anderen Lösung digitale Sitzungsunterlagen, setzte aber weiterhin auf den Papierausdruck und die Verteilung per Kurier, da die Direktoren die Benutzeroberfläche als schwierig empfanden. Dies war sowohl zeitaufwendig als auch teuer und das Unternehmen verbrauchte zigtausende Papierbögen jedes Jahr.

Adrian Bushnell, Unternehmenssekretär bei Ladbrokes erklärt: „Ladbrokes suchte eine deutlich wirtschaftlichere Lösung, die die Kosten der bisherigen Lösung für die Bereitstellung und Verteilung der Unterlagen unterbieten sollte. Wir kalkulierten unsere Kosten für Papier und Druck (basierend auf der üblichen Anzahl und dem normalen Umfang der Sitzungsunterlagen) sowie für den der Unterlagen per Kurier an die Vorstände. Es wurde deutlich, dass der Wechsel zu einer neuen digitalen Plattform kostengünstiger sein würde.“

HERANGEHENSWEISE

Im Oktober 2013 hat Ladbrokes Diligent Boards implementiert. Adrian Bushnell bemerkt: „Diligent Boards war eine herausragende Wahl. Aufgrund unserer Kostenkalkulationen wussten wir, dass wir bei der Produktion und Verteilung der Sitzungsunterlagen Geld einsparen können, ein wesentliches Kriterium für die Anschaffung seitens unseres Finanzdirektors.“

Es gab aber noch weitere Funktionen, die Ladbrokes besonders gefielen. Ladbrokes verwendet Diligent Boards nicht nur für die Verteilung der Unterlagen vor den Sitzungen, sondern nutzt auch das Ressourcen-Center der App zur Bereitstellung zusätzlicher Informationen wie etwa Branchenanalysen und Wettbewerberinformationen. Diese können sich Mitglieder der Führungsgremien und Ausschüsse während der Sitzungen als Referenzen heranziehen.

ERGEBNISSE

Durch den Umstieg auf Diligent Boards hat Ladbrokes, verglichen mit der Produktion und Verteilung von Papierunterlagen, Geld gespart. Zusätzlich konnte eine erhebliche Zeitersparnis verzeichnet werden. Adrian Bushnell bemerkt: „Wir haben zwar erwartet, dass Diligent uns Zeit spart, aber wir ahnten nicht wie gewaltig diese Ersparnis sein würde. Vorher benötigten wir zwei ganze Tage, um die Unterlagen für jede Sitzung auszudrucken, zusammenzustellen und zu verteilen. Jetzt dauert dieser Prozess nur ein oder zwei Stunden. So sparen wir uns jedes Jahr ungefähr einen Monat.“

Es gab aber auch Zusatznutzen, wie Adrian Bushnell erklärt: „Wir sind jetzt in der Lage, die Unterlagen einen Tag früher weiterzugeben. Das bedeutet, dass die Vorstände effektiv mehr Zeit haben, um die Unterlagen zu sichten, was wiederum die Qualität der Diskussionen in den Sitzungen verbessert. Und natürlich haben wir zigtausende Papierbögen gespart.“

  • Diligent Boards war eine herausragende Wahl.
  • Adrian Bushnell

    Unternehmenssekretär

    Aufgrund unserer Kostenkalkulationen wussten wir, dass wir bei der Produktion und Verteilung der Sitzungsunterlagen Geld einsparen können, ein wesentliches Kriterium für die Anschaffung seitens unseres Finanzdirektors.