Diligent bringt Sitzungen bei Southern Railway in Fahrt

Southern Railway betreibt Zugverbindungen zwischen London und der Südküste Englands auf einem Streckennetz von mehr als 650 km. Der Bahnbetreiber unterhält 156 Bahnstationen und eine Flotte von etwa 300 neuen bzw. generalüberholten Zügen. An sieben Tagen in der Woche kümmern sich mehr als 4.000 Mitarbeiter um den Bahnbetrieb. Umweltauswirkungen sind bei Transportunternehmen unvermeidlich. Daher hat Southern Railway mehrere Nachhaltigkeitsinitiativen ins Leben gerufen, die die Ökobilanz des Unternehmens verbessern sollen. Zu diesen gehörte auch die Einführung der Board-Portal-Lösung.

HERAUSFORDERUNG

Ein Bahnunternehmen, das 176 Millionen Passagiere pro Jahr befördert, muss höchste Standards im Bereich Unternehmensführung erfüllen. Bei Southern Railway finden jeden Monat Geschäftsleitungs- und Vorstandssitzungen statt. Bei diesen Sitzungen wird die Tätigkeit der vier untergeordneten Führungsgremien des Bahnunternehmens – von Personalwesen über Finanzen bis hin zum Flottenmanagement – mit dem Geschäftsführer Charles Horton besprochen. Die Sitzungen der untergeordneten Führungsgremien finden ebenfalls monatlich statt.

Das Sammeln von Berichten aus mehr als 20 unterschiedlichen Quellen war jedoch unverhältnismäßig aufwendig. Das Personal benötigte bis zu drei volle Arbeitstage, um die Sitzungsunterlagen für die verschiedenen Führungsgremien zu drucken, zu sortieren, zu binden und zu verteilen. Heather Spring aus dem Sekretariat von Southern Railway: „Wir verbrachten jeweils einen halben Tag mit dem Sortieren der Unterlagen für jede einzelne Gruppe. Insgesamt gingen so jeden Monat drei wertvolle Arbeitstage verloren. Natürlich sind diese Aufgaben wichtig, aber eine effizientere Methode hätte uns mehr Zeit für dringendere Angelegenheiten gewährt.“

HERANGEHENSWEISE

Die Frustration des Managements über die Ineffizienz der Arbeit mit Papier gab bei Southern Railway den Ausschlag für die Entscheidung zur Modernisierung und den Umstieg auf eine digitale Lösung für Board-Meetings. Nach der Prüfung mehrerer Board-Portale durch eine Projektgruppe des Bahnunternehmens fiel die Wahl aufgrund der beeindruckenden Sicherheitsvorkehrungen und Funktionen auf die Diligent Boards™-Lösung.

Zunächst übernahmen Geschäftsleitung und Vorstand die Lösung, später folgten die vier untergeordneten Führungsgremien. Die Mitglieder der Führungsgremien und das administrative Personal wurden von einem engagierten DiligentKundenbetreuer im Umgang mit der Tablet-basierten Lösung geschult. Der Wechsel von Papier zur digitalen Lösung erfolgte nahtlos. Heather Spring erläutert: „Es war uns sehr wichtig, dass die Implementierung der Lösung problemlos erfolgt und keine negativen Auswirkungen auf den Betrieb entstehen. Dank der Intuitivität der Diligent Boards-Lösung hatte jedoch keines der Vorstandsmitglieder ein Problem.“

ERGEBNISSE

Die Mitglieder des Führungsgremiums müssen nach der Einführung der Diligent Boards-Lösung keine schweren Unterlagen mehr von Sitzung zu Sitzung schleppen. Berichte lassen sich jetzt viel einfacher kommentieren. Aus administrativer Sicht spart die Lösung Zeit: Die Vorbereitung dauert nicht mehr drei Tage, sondern nur noch eine halbe Stunde – einschließlich des Hochladens der Unterlagen und der Verknüpfung der Tagesordnungspunkte sowie der Bereitstellung für die Vorstandsmitglieder. Papier- und Tonerverbrauch sowie Abfälle werden reduziert. Dies ist bedeutend im Hinblick auf die Zielsetzung einer verbesserten Ökobilanz des Bahnunternehmens. Heather Spring über einen unerwarteten Vorteil: „Auch das Teilen von Dokumenten mit anderen Nutzern, wie externen Prüfern, ist jetzt viel einfacher.“ Insgesamt hat die Einführung der Diligent Boards-Lösung erhebliche Zeiteinsparungen erbracht und die Ökobilanz der Southern Railway verbessert. Heather Spring: „Wir freuen uns, dass dieses System bei uns weiterhin so gut funktioniert.

  • Es war uns sehr wichtig, dass die Implementierung der Lösung problemlos erfolgt und keine negativen Auswirkungen auf den Betrieb entstehen.
  • Heather Spring

    Sekretariat

    Dank der Intuitivität der Diligent Boards-Lösung hatte jedoch doch keines der Vorstandsmitglieder ein Problem.