Diligent Boards sorgt beim ExtraCare Charitable Trust für neue Unabhängigkeit – und das nicht nur auf Führungsebene

Der ExtraCare Charitable Trust ist eine preisgekrönte britische Stiftung, die Senioren eine gesündere, aktivere und unabhängigere Lebensgestaltung ermöglicht. ExtraCare verwirklicht mit einem Netzwerk aktiver Gemeinschaften eine moderne Alternative zu herkömmlichen Pflege- und Betreuungseinrichtungen. Die Stiftung unterhält 14 Senioren-Wohnsiedlungen und 17 kleinere Hausgemeinschaften in den Midlands und in Nordengland.

HERAUSFORDERUNG

Die Verwaltung des ExtraCare Charitable Trusts erfordert ein effizientes wie auch vernetztes Führungsgremium. In der Vergangenheit wurden die Unterlagen für die vierteljährlichen Sitzungen von Führungsgremium, Prüfungsausschuss und Vorstand der Stiftung in gedruckter Form zusammengestellt. Das Team um ExtraCareChefsekretärin Anna Adams verbrachte jährlich bis zu drei Wochen mit der Vorbereitung und dem Versand der Sitzungsunterlagen an die etwa 20 Mitglieder des Führungsgremiums.

Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch kostspielig. Besonders Wohltätigkeitsorganisationen müssen jedoch auf jeden Cent achten. „Eine Postsendung kostet 3 £. Außerdem waren die Pakete sperrig und blieben häufig in der Filiale liegen. Die Mitglieder des Führungsgremiums mussten die Unterlagen dann persönlich abholen“, so Adams. Daher war nie gewährleistet, dass die Mitglieder des Gremiums die Sendungen rechtzeitig erhielten.

HERANGEHENSWEISE

Auf Vorschlag eines neuen Mitglieds des Führungsgremiums entschied sich ExtraCare für die Einführung einer digitalen Lösung. Nach Aufstellung und Prüfung der engeren Auswahl führender BoardPortal-Anbieter fiel die Wahl auf die stärkste Lösung: Diligent Boards™.

Ausschlaggebend für die Entscheidung für die Boards-Lösung von Diligent ist deren einfache Handhabung. ExtraCare war positiv überrascht, wie problemlos der Wechsel vom gedruckten Format zur Diligent Boards-App für die Mitglieder des Führungsgremiums verlief.

ERGEBNISSE

Nach dem Wechsel vom gedruckten Format zu Diligents digitalem Board-Portal konnte das ExtraCare-Team jährlich bis zu zwei Wochen einsparen. Die Lösung spart der Stiftung nicht nur Zeit, sondern auch Porto- und Materialkosten – ein sehr wichtiger Aspekt für Stiftungen.

ExtraCare konnte weitere Vorteile verbuchen: Dank der Bibliothek des Portals arbeitet die Organisation auch außerhalb des Führungsgremiums effizienter. Vor Einführung der Diligent BoardsLösung wurden wichtige Informationen wie Medikationspläne per E-Mail versandt. Diese E-Mails wurden von den Mitgliedern des Führungsgremiums aufgrund ihres Arbeitspensums häufig übersehen. Anna Adams erläutert: „In der Bibliothek können wir alle wichtigen Informationen speichern, die nicht in den Sitzungsunterlagen auftauchen. Beispielsweise gibt es bei uns einen Medikationsplan, der außerordentlich wichtig für die Betreuung unserer Bewohner ist.“

Wenn die Wohltätigkeitsorganisation heute Informationen von strategischer Bedeutung herausgibt, sind diese in der Bibliothek gekennzeichnet. Die Bibliothek gewährleistet, dass die Mitglieder Daten sicher und in Echtzeit erhalten.

  • Nach dem Wechsel vom gedruckten Format zu Diligents digitalem BoardPortal konnte das ExtraCareTeam jährlich bis zu zwei Wochen einsparen.
  • Anna Adams

    Chefsekretärin

    Die Lösung spart der Stiftung nicht nur Zeit, sondern auch Portound Materialkosten – ein sehr wichtiger Aspekt für Wohltätigkeitsorganisationen.