Der papierfreie Sitzungsraum: Spiegelbild des Nachhaltigkeitsengagements von MN

MN ist ein Rentenverwaltungs- und InvestmentmanagementUnternehmen mit 60-jähriger Erfahrung in der Erstellung umfassender und bezahlbarer Versorgungspläne. Mit seinen mehr als 1.000 engagierten Mitarbeitern in den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich zählt das Unternehmen zu den großen Playern auf dem Gebiet der Rentenverwaltung. Das Unternehmen verwaltet Vermögen im Wert von rund 90 Mrd. Euro und die Renten von 2 Mio. Arbeitnehmern in den Niederlanden.

Stan Steeghs ist der Corporate Secretary von MN und als solcher für die 25 Vorstandssitzungen jährlich und die zahlreichen Aufsichtsratssitzungen zuständig. In 2012 verlegte das Unternehmen seinen Hauptsitz von Rijswijk, einem Vorort von Den Haag, in das Zentrum der Stadt. Der neue Standort ist Ausdruck der Verpflichtung von MN gegenüber Nachhaltigkeit und Transparenz. Ein Bestandteil der offenen Bauweise sind die von Wein bedeckten Wände, die sich über alle Stockwerke des nun praktisch papierfreien Gebäudes erstrecken.

HERAUSFORDERUNG

Mit dem Umzug an einen neuen Standort beschloss MN, dass das Ziel, noch papierfreier zu werden, von ganz oben her angegangen werden sollte: Vom Vorstand des Unternehmens. Der Schritt zur Digitalisierung sollte auch eine bessere Weiterleitung von Informationen, bessere Sicherheitsverhältnisse und größere Flexibilität ermöglichen. Außerdem sollte er Ausdruck der Verpflichtung des Unternehmens zu fortwährender Innovation sein.

Vom Standpunkt der Flexibilität aus gesehen machten die Unterlagen aus Papier aufwändige manuelle Prozesse erforderlich, die die Ressourcen der Sekretariatsmitarbeiter von MN in Anspruch nahmen: Vom Drucken über das Heften bis hin zum Binden der Mappen, die oftmals Hunderte von Seiten umfassten. Nachdem die Sitzungsunterlagen erstellt worden waren, wurden sie ihren Empfängern per Kurier zugestellt – in einem Prozess, der kostspielig, zeitaufwändig und nicht notwendigerweise sicher war.

Laut Stan Steeghs „konnten die Prozesse rund um die Führung unserer Vorstände nicht mit dem Rest des Unternehmens Schritt halten. Wir waren in einer antiquierten Vorgehensweise gefangen, die uns auf Seiten des Sekretariats einschränkte und die Vorstandsmitglieder, die Berichte auf großen Papiermengen transportieren mussten, belastete.“

HERANGEHENSWEISE

Um seiner eigenen Verpflichtung in puncto Nachhaltigkeit und Innovation gerecht zu werden, war MN bemüht, eine Lösung für seine Führungsgremien zu finden, die den Zielen einer papierfreien Büroumgebung gerecht werden, Zeit und Ressourcen einsparen und besser zu transportieren sein sollte als Sitzungsunterlagen auf Papier.

Stan Steeghs informierte sich über eine Reihe von Anbietern und glich sie mit einer Liste von Funktionen ab, die nach Möglichkeit erfüllt werden sollten, entschied sich aber letztendlich für die Diligent Boards™-Lösung. Was hat abgesehen von den Nachhaltigkeitszielen MNs den Ausschlag gegeben? „Es gab zwei Hauptgründe. Diligent Boards ist anderen Anbietern in puncto Sicherheit überlegen, was für uns als Rentenverwalter sehr wichtig ist“, sagte Stan Steeghs. „Und seine Funktionalität war besser. Wir wollten einen intuitiven Ansatz. Einen, der unseren ganz persönlichen Weg im Umgang mit den Berichten widerspiegelt, ohne dass wir auf die damit verbundenen Schwierigkeiten stoßen.“ Das Unternehmen suchte speziell nach Funktionen, die die Eigenschaften von Papierberichten nachahmen sollten – Funktionen wie das Hinzufügen von Haftnotizen und Markierungsfunktionen zum Kommentieren der Berichte.

ERGEBNISSE

Bis heute nutzt MN die Diligent Boards-Lösung für all seine Vorstandssitzungen und die seiner untergeordneten Gremien mit insgesamt 40 Nutzern. Der Ansatz hat seinen Beitrag zum Nachhaltigkeitsziel des Unternehmens geleistet, weniger Papier zu verwenden und es wird erwartet, dass die verwendete Papiermenge jedes Jahr weiter abnimmt.

Wie allen Diligent-Kunden stehen MN an sieben Tagen der Woche Supportleistungen sowie ausführliche Schulungen zur Verfügung. Das Portal ist laut Stan Steeghs jedoch so intuitiv, dass der Bedarf an Schulungen minimal ist. „Obwohl uns Support angeboten wird, haben die meisten Mitglieder unserer Führungsgremien einfach losgelegt und begonnen, die iPad-App zu nutzen. So einfach ist das.“ Letztendlich ist der Übergang zu Diligent Boards bei MN nahtlos vonstatten gegangen.

  • Die Prozesse rund um die Führung unserer Vorstände konnten nicht mit dem Rest des Unternehmens Schritt halten.
  • Stan Steeghs

    Corporate Secretary

    Wir waren in einer antiquierten Vorgehensweise gefangen, die uns auf Seiten des Sekretariats einschränkte und die Vorstandsmitglieder, die Berichte auf großen Papiermengen transportieren mussten, belastete.