Daten des Führungsgremiums von Viridian Housing dank Diligent Boards sicher untergebracht

Die Wohnungsgenossenschaft Viridian Housing mit Sitz in Großbritannien bietet Wohnungen für sozial Schwache und Geringverdiener. In London, South East England, den Midlands und West Sussex leben mehr als 30.000 Mieter in Objekten der Gesellschaft. Viridian Housing verwaltet rund 16.000 Wohnungen und arbeitet mit lokalen Behörden, Organisationen und Anwohnern zusammen, um sichere, zukunftsfähige Gemeinschaften zu schaffen. Viridian Housing nutzt Diligent Boards™ seit September 2012.

HERAUSFORDERUNG

Eine gemeinnützige Organisation im öffentlichen Sektor sieht sich anderen Herausforderungen gegenüber als private oder börsennotierte Unternehmen. Häufig sind in gemeinnützigen Organisationen Ehrenamtliche tätig: In der Wohnungsgenossenschaft ist ein Ausschuss von ehrenamtlichen Mitarbeitern für die Leitung der Organisation verantwortlich. Das Führungsgremium setzt sich aus Vertretern der Gemeinde, von lokalen Behörden, ansässigen Unternehmen sowie der Regierung zusammen. Eine technische Lösung muss daher ansprechend, benutzerfreundlich und absolut wirtschaftlich sein, damit die Organisation die straffen Budgetvorgaben einhalten kann. Diligent Boards ist – auch wenn diese Lösung in vielen FTSE 100-Unternehmen zum Einsatz kommt – nicht nur für Großunternehmen geeignet. Gemeinnützige Organisationen wie Viridian können ebenfalls von der Lösung profitieren. Vor der Einführung von Diligent Boards musste das Team von Viridian vor jeder Sitzung von Führungsgremium und Ausschüssen die Sitzungsunterlagen für die Teilnehmer ausdrucken. Die Organisation suchte im Rahmen der Umsetzung einer langfristigen Strategie ein Board-Portal zur sicheren Archivierung und Digitalisierung vertraulicher, personenbezogener Daten der Bewohner. Aslam Jahan, Viridian Projektmanager: „Die Bedeutung des Datenschutzes für uns kann man nicht oft genug hervorheben, unsere Daten sind absolut vertraulich. Die Sicherheit der Daten war unser Hauptanliegen bei der Auswahl eines Board-Portals.“ Außerdem wünschte die Organisation eine wirtschaftliche und effiziente Lösung.

UMSETZUNG

Nach einer formalen Ausschreibung blieben drei mögliche Anbieter übrig. Diligent war der beste dieser Anbieter, so Shirley Griffiths, Assistentin der Geschäftsführung: „Andere Lösungen waren viel zu komplex und offensichtlich für die Anwendung in größeren Unternehmen ausgelegt. Die Diligent Boards-Lösung hat uns mit ihren einfachen Funktionen und der beeindruckenden Sicherheit sehr positiv überrascht. Die Lösung erfüllt problemlos all unsere Anforderungen und liegt im verfügbaren Budgetrahmen.“

ERGEBNISSE

Dank Diligent Boards haben die Mitglieder des Führungsgremiums und der Ausschüsse von Viridian unmittelbaren, sicheren Zugang zu allen für die Entscheidungsfindung erforderlichen Daten. Jahan: „Nutzer können Änderungen sofort abrufen und haben so stets die Gewissheit, dass ihnen die aktuellen Informationen vorliegen. Ebenso einfach ist der Zugriff auf ältere Daten im Archiv. Die Nutzer können sich ihre Anmerkungen aus früheren Sitzungen ansehen. Neue Nutzern können sich schnell einarbeiten.“

Dank Diligent Boards konnte Viridian deutlich Kosten einsparen – für eine gemeinnützige Organisation ein besonders wichtiger Aspekt. Mit dem neuen System können jeden Monat viele Arbeitsstunden eingespart werden. Nach dem Weggang eines Mitarbeiters konnte das restliche Team dessen Aufgaben problemlos unter sich aufteilen. Griffiths erläutert: „Das Erstellen und Verteilen der gedruckten Sitzungsunterlagen war früher eine Vollzeitbeschäftigung, auch wenn letztlich mehrere Personen mit dieser Aufgabe betraut waren. Wir sind erfreut, dass Diligent Boards nicht nur eine kostengünstige Lösung ist, sondern auch in anderer Hinsicht Geld einspart.

  • Andere Lösungen waren viel zu komplex und offensichtlich für die Anwendung in größeren Unternehmen ausgelegt.
  • Aslam Jahan

    Projektmanager

    Die Diligent Boards-Lösung hat uns mit ihren einfachen Funktionen und der beeindruckenden Sicherheit positiv überrascht.