Computacenter maximiert IT-Geschäftswert durch Zusammenarbeit mit Diligent

Computacenter gehört zu den führenden Anbietern für IT-Dienstleistungen in Europa. Das Ziel des Unternehmens ist es, CIOs und IT-Abteilungen dabei zu unterstützen, die Produktivität und den Geschäftswert von IT für interne und externe Nutzer zu maximieren. Computacenter über sich selbst: „Die Leistungen von Computacenter umfassen den Anwender-Support, die beste Hardware sowie die sichere Bereitstellung von Anwendungen und Daten zur Unterstützung individueller Arbeitsstile und einer besseren Zusammenarbeit.“

HERAUSFORDERUNG

Das Unternehmen Computacenter, das gute Zusammenarbeit ermöglicht, hatte hinsichtlich der Organisation seiner Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen selbst einige Hürden zu überwinden. Pro Jahr finden neun geplante Sitzungen mit 8 Mitgliedern des Führungsgremiums statt, von denen eines aus Deutschland und sieben aus verschiedenen Standorten in Großbritannien stammen. Im Unternehmen gibt es zudem eine Reihe zusätzlicher Ausschusssitzungen. Louise O’Sullivan ist persönliche Assistentin im Unternehmenssekretariat.

Sie beschreibt, wie bisher im Unternehmen Sitzungen vorbereitet wurden. „Beim Zusammenstellen der Sitzungsunterlagen verteilten wir auf den Schränken im Büro 10 Papierstapel. Jeder dieser Stapel bestand aus mindestens 200 Seiten. Immer gab es Änderungen in letzter Minute. Das führte zu Verspätungen und zwang uns, für die Zustellung am selben Tag Kurierdienste zu nutzen.“ Die Mitglieder des Führungsgremiums mussten schwere Dokumente mit sich herumtragen. Pro Stapel wogen diese bis zu einem Kilo. Es war schwierig, in den Sitzungsunterlagen aus Papier schnell alle neuesten Informationen und zusätzlichen Berichte zu finden, die für die Entscheidungsfindung wichtig waren. Einer der Teilnehmer nutzte in einem anderen Gremium eine digitale Lösung und empfahl Computacenter, Alternativen zum Papier in Betracht zu ziehen.

HERANGEHENSWEISE

Nachdem das Unternehmenssekretariat grünes Licht erhalten hatte, begann man damit, verschiedene Board-Portal-Anbieter zu prüfen. Das Sekretariat stellte eine engere Auswahl aller führenden Anbieter zusammen und bat diese um Demos zu ihren Lösungen. Ein Mitglied des Führungsgremiums von Computacenter nutzte als Teilnehmer eines anderen Gremiums ein Konkurrenzprodukt zu Diligent Boards™, fand diese Lösung aber nicht besonders benutzerfreundlich. Am besten gefiel den Mitgliedern des Führungsgremiums an der Diligent Boards-Lösung, dass sie bei der Betrachtung auf dem iPad wie ein echtes Buch wirkte.

Als IT-Unternehmen legte Computacenter bei der Überprüfung verschiedener Board-Portal-Anbieter sehr großen Wert auf die Sicherheit. Das Unternehmen war von den strengen Sicherheitsstandards von Diligent beeindruckt. Die Daten werden auf den eigenen mehrfach abgesicherten Servern von Diligent verschlüsselt gespeichert, welche wiederum durch mehrere Sicherheitsstufen physisch zuverlässig geschützt sind.

ERGEBNISSE

Heute nutzen alle Mitglieder des Führungsgremiums von Computacenter die Diligent Boards-Lösung. Anfangs bat ein Mitglied zusätzlich um einen Papierausdruck der Sitzungsunterlagen, aber nach dem Ausprobieren des neuen Board-Portals war auch er schnell überzeugt. Eine große Rolle spielt hierbei die intuitive Benutzeroberfläche der Lösung. Die Diligent Boards-Lösung ermöglicht die Zusammenarbeit und hilft bei der Entscheidungsfindung. Die Führungskräfte verfügen stets ganz praktisch über die neusten Informationen zu aktuellen Sitzungen und können auf eine Vielzahl von Informationen aus vorigen Sitzungen zugreifen.

Louise O’Sullivan erklärt hierzu: „Das Unternehmenssekretariat spart durch die Diligent Boards-Lösung fast drei Tage Arbeit ein. Diese waren bisher zum Zusammenstellen der Informationen erforderlich. Auch die Wartezeit auf fehlende Informationen entfällt. Ich selbst arbeite oft von zu Hause.

Mit der Diligent Boards-Lösung kann ich Sitzungsunterlagen ganz einfach und flexibel von zu Hause erstellen. Änderungen oder Zusätze in letzter Minute kann ich schnell und einfach versenden.“ Ein weiterer Vorteil sind laut O’Sullivan die ständigen Aktualisierungen der Portallösung durch Diligent. Erst kürzlich wurden neue Funktionen, u. a. Umfragen, hinzugefügt, die Computacenter nutzen möchte, um seine Geschäftsleitungs-, Vorstandsund Aufsichtsratssitzungen noch besser zu analysieren. Louise O’Sullivan meint: „Seit 23 Jahren arbeite ich nun im Unternehmenssekretariat von Computacenter und meiner Meinung nach ist die Investition in diese Lösung die beste, die unser Unternehmen je getätigt hat.“

  • Ich selbst arbeite oft von zu Hause. Mit der Diligent Boards-Lösung kann ich Sitzungsunterlagen ganz einfach und flexibel von zu Hause erstellen. Änderungen oder Zusätze in letzter Minute kann ich schnell und einfach versenden.
  • Louise O’Sullivan

    Persönliche Assistentin im Unternehmenssekretariat

    Seit 23 Jahren arbeite ich nun im Unternehmenssekretariat von Computacenter und meiner Meinung nach ist die Investition in diese Lösung die beste, die unser Unternehmen je getätigt hat.