British Gas ist begeistert von seinem neuen Vorstandsportal

British Gas ist der führende Energielieferant Großbritanniens und gehört zu Centrica plc. Seit dem Jahr 2013 ist British Gas ein Kunde von Diligent Boards™. Centrica nutzt Diligent Boards bereits seit 2010.

HERAUSFORDERUNG

Das Unternehmen verfügt über mehrere Ausschüsse und Führungsgremien, die regelmäßig zu Sitzungen zusammenkommen. Dazu gehört auch der Vorstand von British Gas sowie das Führungsgremium der Versicherungsabteilung des Unternehmens. Das Management tagt wöchentlich. Alle anderen Sitzungen finden im monatlichen Turnus statt. Vor jeder Sitzung erhalten die Teilnehmer die Unterlagen zur Vorbereitung und Durchsicht vorgelegt. Sam Weller ist die persönliche Assistentin von Michael Uzielli, dem Finanzdirektor von British Gas. Sie und ihr Team sind für die Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen für das Führungsgremium von British Gas verantwortlich. Vor dem Umstieg auf Diligent verwendete das Unternehmen Papierdokumente oder versendete die Sitzungsunterlagen per E-Mail. „Die Nutzung von Papier und E-Mail war einfach umständlich und nahm viel Zeit in Anspruch“, meint Sam Weller. „Niemand wollte Papierstapel mit sich herumschleppen. Die Sitzungsunterlagen waren sehr umfangreich, was dazu führte, dass Direktoren, die mehreren Gremien angehörten, mit Armen voller Papier von Sitzung zu Sitzung gingen. Wir wollten einerseits Papier sparen und andererseits die Vorbereitung der Geschäftsleitungssitzungen effizienter gestalten.“

UMSETZUNG

Da Centrica plc Diligent Boards bereits für die Berichte der Führungsgremien nutzte, war der Einsatz bei British Gas ein einfacher und naheliegender Schritt. Schnell war das neue System im Unternehmen implementiert. Mittlerweile arbeiten circa 75 Mitglieder der Führungsgremien Ausschüsse und 12 Personen aus dem Verwaltungsteam mit Diligent Boards. Laut Sam Weller gelang der Umstieg reibungslos: „Wir stellten innerhalb nur einer Woche von der Verwendung gedruckter Unterlagen auf den Einsatz von Diligent um. Der Umstieg auf digitale Unterlagen war ganz einfach.“ Diligent bot den Mitarbeitern von British Gas eine umfassende Schulung an. Ein spezielles Team von Kundenbetreuern stellte sicher, dass das Unternehmen in der Übergangszeit die erforderliche Hilfestellung erhielt. Sam Weller erinnert sich: „Die Schulungen waren unkompliziert. Das System ist so benutzerfreundlich, dass ich einen Kollegen sogar per Telefon schulen konnte. Ob man eine Sache wirklich verstanden hat, zeigt sich dann, wenn man sie einer anderen Person erklären kann. Das war mit Diligent ganz einfach möglich.“

ERGEBNISSE

Das für die Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen verantwortliche Verwaltungsteam spart mit Diligent Boards viel Zeit bei der Vorbereitung auf die einzelnen Sitzungen ein. Sam Weller erinnert sich: „Die Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen ist mit Diligent Boards viel praktischer und bequemer. Wir brauchen viel weniger Papier und benötigen wesentlich weniger Tintenpatronen. Es ist uns wichtig, unsere Arbeitsvorgänge durch den Einsatz von Technologie verbessern zu können.“ Sam Weller ist auch begeistert von der Qualität des Diligent-Kundenservices: „Der Service, den wir von unserem Kundenbetreuer erhalten ist einfach hervorragend. Er ist sehr geduldig und beantwortet immer alle meine Fragen. Der Kundenservice ist wirklich ausgezeichnet.“ Dank Diligent Boards können sich die Mitglieder des Führungsgremiums und der Ausschüsse die Unterlagen vor den Sitzungen durchsehen und sich entsprechend vorbereiten. Sam Weller meint: „Mit Diligent Boards erhält unsere Unternehmensführung die Unterlagen nun deutlich früher. Auch wenn es zu Änderungenen in letzter Minute kommt, bleibt noch genügend Zeit für die Durchsicht und Vorbereitung. Es ist nicht mehr notwendig, ganze Stapel an Unterlagen erneut auszudrucken. Dies macht den ganzen Vorgang wesentlich effizienter.“ Ihr Fazit ist: „Der Kundensupport von Diligent ist hervorragend, die Schulungen sind einfach und unkompliziert und wir arbeiten mit der Diligent-Lösung viel effizienter. Insgesamt ist der Umstieg also ein voller Erfolg.“

  • Der Kundensupport von Diligent ist hervorragend, die Schulungen sind einfach und unkompliziert und wir arbeiten mit der Diligent-Lösung viel effizienter.
  • Sam Weller

    Persönliche Assistentin von Michael Uzielli, dem Finanzdirektor

    Insgesamt ist der Umstieg also ein voller Erfolg.