Pour les secrétaires généraux

Standardisez le flux de travail grâce à des outils puissants et sécurisés qui permettent de produire, mettre à jour et faciliter la distribution des informations de conseil. Contrôlez les droits d’accès aux documents ainsi que les règles régissant la manière dont les utilisateurs envoient ou conservent (ou pas) ces documents. Et soyez assuré que votre conseil et vous-même disposerez d’une assistance complète tout au long du processus.

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Accessibilité

Pour un conseil d'administration, il est primordial de réduire les risques d'accessibilité. Grâce à Diligent Boards, vous pouvez contrôler de manière stricte les politiques régissant le traitement des documents au sein d'une organisation et définir à quel moment un document est imprimé, envoyé par courriel ou conservé. L'administrateur peut centraliser le nettoyage des notes prises depuis les appareils de n'importe quel utilisateur et archiver une copie propre du dossier de conseil.

Contrôle

Assurez-vous que les utilisateurs ne voient que ce qu'ils ont besoin de voir. Dans l'application Diligent Boards, les administrateurs peuvent définir des droits d'accès d'utilisateurs par conseil et par comité. Il est également possible de personnaliser les livres jusqu'au niveau des documents pour chaque utilisateur. Les utilisateurs ne voient que les documents qui les concernent et peuvent communiquer et collaborer avec d'autres membres.

Collaboration relative aux documents

Diligent Boards permet la distribution des documents et la collaboration. Grâce à la mise en place d'un flux de travail particulier, certains utilisateurs sont autorisés à télécharger, visualiser, approuver, distribuer, mettre à jour et supprimer des documents, ajouter des liens et voter. Les administrateurs peuvent envoyer des alertes concernant des documents nouveaux et mis à jour. Grâce à notre puissant outil de publication, il est possible de télécharger un dossier entier de conseil en le faisant simplement glisser. Cette démarche extrêmement souple permet aux conseils d'administration de mieux structurer leurs documents.

Processus sans papier

Voyez comment progressent les votes obligatoires et recevez des retours de la part du conseil d’administration. Les utilisateurs peuvent voter des résolutions, donner leur accord par une signature électronique et compléter des auto-évaluations et des questionnaires. Diligent Boards offre des outils personnalisables comme des questionnaires, qui permettent de rassembler des données précises fournies par les membres du conseil, ainsi que la gestion d'actions particulières, du statut des votes et de leurs résultats.

Que disent nos clients ?

  • Après une analyse approfondie, nous avons choisi Diligent Boards en avril 2014 pour distribuer les documents de réunion de comité et conseil à nos administrateurs. Durant les sessions de formation fort instructives, nous avons trouvé le personnel de Diligent Boards courtois et très au fait de son produit. Il reste disponible pour fournir de l'assistance en dehors des heures ouvrables habituelles. Le produit est très convivial et offre de multiples possibilités pour télécharger vos documents dans un environnement sécurisé. Les destinataires de nos documents de réunion ont déclaré qu'il leur était aisé d'accéder à l'information, que ce soit pour la consulter ou l'imprimer. Nous sommes donc très satisfaits du produit.

    Kelly Blackwell, Service juridique/Bureau du secrétaire d’entreprise

    Marriott International

  • Nous recherchions vraiment une combinaison gagnante entre une sécurité rigoureuse, la meilleure fonctionnalité d'arrière-plan pour le secrétariat et la meilleure fonctionnalité d'utilisateur final pour les administrateurs et leur iPad. La seule entreprise qui répondait à tous les critères de Lonmin était Diligent.

    Rob Bellhouse, Secrétaire d’entreprise et responsable du service juridique

    Lonmin

  • Désormais, nos documents de conseil sont produits, distribués et examinés de manière beaucoup plus efficace. Des réunions virtuelles et productives peuvent avoir lieu n'importe où et en toute sécurité, améliorant ainsi la collaboration et l'interconnexion au sein de notre organisation. Nous devons également maintenir des niveaux élevés de gouvernance d'entreprise tout en continuant de développer nos activités et de mettre en œuvre notre stratégie. Diligent est devenu un partenaire de confiance qui fournit une solution simple d'utilisation pour les communications entre nos cadres. Il a amélioré la mobilité de nos administrateurs et autres dirigeants répartis sur différents sites en leur permettant d'accéder aux informations de manière très sécurisée.

    Robert L. Rosen, Conseiller général

    Kenon Holdings

  • Je trouve la plateforme Diligent facile à utiliser et très intuitive. Quant à l'assistance aux utilisateurs, elle est excellente.

    Cam Hoang, Conseiller sénior et secrétaire adjoint

    General Mills

  • Après avoir cherché une solution auprès de plusieurs fournisseurs, nous sommes arrivés à la conclusion que la plate-forme de Diligent était la plus conviviale de toutes, non seulement pour l'administrateur mais aussi pour les utilisateurs. De plus, l'assistance fournie par l'ensemble de l'équipe est tout simplement exceptionnelle.

    Paula Fowler, Assistante personnelle de Rosemary Martin, directrice juridique du groupe et secrétaire générale

    Vodafone Group Services Limited

  • NSW Businesslink Pty Ltd a comparé Diligent Boards (anciennement Diligent Boardbooks) à une série de concurrents. Nous étions surpris de sa simplicité d'utilisation tant pour les administrateurs que pour les administrateurs. Diligent se démarquait également par le professionnalisme de ses gestionnaires de compte et par un support technique exceptionnel 24/7. Désormais, les administrateurs n'ont plus qu'à transporter leur iPad.

    Angela Leonello, Directrice exécutive

    NSW Businesslink Pty Ltd

  • Parce que nous sommes une entreprise internationale, les membres de notre conseil d'administration se trouvent dans différents pays. Grâce à Diligent Boards, je m'assure qu'ils accèdent instantanément et en toute sécurité aux documents du conseil. C'en est fini des coursiers et autres moyens de communication électronique. La confidentialité est aussi l'un des atouts majeurs qu'offre Diligent.

    Mohamed Elsarky, PDG

    Godiva Chocolatier, Inc.

  • Ce que j'aime dans l'application pour iPad de Diligent Boards (anciennement Diligent Boardbooks), c'est sa simplicité d'utilisation. Elle donne « l'impression » du papier, tout en utilisant au mieux les atouts supplémentaires offerts par la technologie moderne. Parmi tous les fournisseurs que nous avons passés au crible, c'est Diligent Boards (anciennement Diligent Boardbooks) qui offre la meilleure combinaison de fonctionnalités à un prix attractif. Aujourd'hui, nous comptons plus de 240 participants dans 103 conseils d'administration et comités de direction.

    Paul McKenna, Secrétaire d’entreprise adjoint du groupe

    Standard Life

  • L'installation de Diligent s'est déroulée sans peine, avec rapidité et facilité. Nous avons commencé par le conseil d'administration de la société et installons actuellement le portail au sein des divisions opérationnelles. Il fonctionne aussi bien ici qu'au sein du conseil d'administration principal.

    David Morris, Secrétaire d’entreprise adjoint

    Kingfisher

  • La qualité du produit Diligent Boards (anciennement Diligent Boardbooks) se démarquait des produits concurrents. Diligent avait créé sa solution bien avant l'arrivée de l'iPad. Avec l'introduction des applications, de nombreuses autres solutions ont envahi le marché où elles tentent de se faire une place. Et Diligent apporte des innovations à sa solution pour répondre aux besoins changeants des clients et garder une longueur d'avance.

    David Morris, Secrétaire d’entreprise adjoint

    Kingfisher

  • J'aimerais simplement rendre hommage à l'aide et à l'assistance reçues de toute votre équipe. L'efficacité et la constance avec lesquelles l'équipe m'a assisté dans mes demandes, parfois complexes, méritent d'être soulignées et je pense sincèrement que ce ne sont pas les premiers éloges que vous et votre équipe recevez.

    Chidi Okezie, Secrétaire d’entreprise

    Stanbic IBTC Holdings plc

  • Nous utilisons Diligent Boards (anciennement Diligent Boardbooks) depuis plus de deux ans et sommes enchantés de leur solution. Le personnel d'assistance de Diligent est excellent et le portail convivial. En outre, le centre de ressources est un moyen formidable, pour nous, de livrer des informations importantes à nos administrateurs. Nous cherchons sans cesse à utiliser Diligent d'autres manières et n'avons jamais été déçus par sa fonctionnalité.

    Michael R McCoy, Vice-président et secrétaire d’entreprise

    Avnet

  • Il y a environ quatre ans, nous avons abandonné la production et la distribution des documents papier de conseil au profit de Diligent Boards (anciennement Diligent Boardbooks) et cette transition a reçu un accueil positif de la part de notre conseil d'administration et des dirigeants. De plus, l'équipe de développement apporte tous les jours des améliorations utiles à l'application et le service 24/24, 7/7 à la clientèle est d'excellente qualité – puisqu’il y a toujours quelqu'un pour vous aider. L'outil est une vraie « valeur ajoutée » de notre expérience au sein du conseil.

    Christine Layendecker, Assistante administrative sénior, service juridique

    Armstrong World Industries, Inc.

  • Melrose cherchait à accélérer le processus de distribution des dossiers de conseil et à se passer des copies papier. Les dossiers papier du conseil présentent également un risque évident pour la sécurité et nous voulions nous assurer que les documents confidentiels soient conservés de manière sûre. Diligent nous offre cette sécurité.

    Adam Westley, Secrétaire d’entreprise et responsable de la conformité

    Melrose

  • Avant d'acquérir le logiciel Diligent, nous envoyions les dossiers de conseil par coursier le vendredi soir. Il était donc peu probable que les documents soient examinés avant le lundi suivant. Aujourd'hui, nous les téléchargeons sur Diligent le vendredi et comme ils sont livrés immédiatement au conseil, ils peuvent être examinés plus tôt. Grâce à l'application de Diligent, il est également bien plus rapide d'apporter des modifications aux dossiers de conseil et de livrer directement au conseil d'administration les versions mises à jour.

    Adam Westley, Secrétaire d’entreprise et responsable de la conformité

    Melrose

  • L'introduction par Diligent Boards (anciennement Diligent Boardbooks) de la technologie de portail pour conseils d'administration a entraîné des économies importantes dans les dépenses administratives et les ressources. Elle a par ailleurs largement amélioré notre capacité à mettre en œuvre nos missions de gouvernance d'entreprise. De plus, le service à la clientèle est le meilleur de sa catégorie !

    Isaac Torres, Vice-président, secrétaire d’entreprise et conseiller général adjoint

    Carver Federal Savings Bank

  • Coffs Harbour City Council avait besoin d'un moyen fiable et sécurisé pour publier et distribuer de manière électronique nos ordres du jour de conseil et pour supporter les documents destinés à nos conseillers. Après une étude minutieuse, nous avons décidé d'implémenter Diligent Boards (anciennement Diligent Boardbooks). Nous avons été ravis de la manière dont Diligent a pris en charge chaque aspect de l'implémentation et tant nos conseillers que nos dirigeants ont souligné la simplicité et la fiabilité de l'application Diligent Boards (anciennement Diligent Boardbooks).

    Steve Bayliss, Directeur des services d’information

    Coffs Harbour City Council

  • Essar Oil s'est engagé POUR L'ÉCOLOGIE et nos cadres supérieurs encouragent constamment les initiatives qui favorisent nos performances environnementales. Notre conseil d'administration et notre équipe de cadres supérieurs utilisent Diligent Boards (anciennement Diligent Boardbooks). Il nous permet de mener des réunions de conseil et d'examen de performances en nous passant entièrement du papier Cet outil nous donne un accès sécurisé aux documents et rapports. Cela nous a permis d'éliminer les tâches redondantes et de mieux collaborer, ce qui assure une gouvernance efficace à tous les niveaux.

    Vikas Prabhu, Directeur des systèmes d’information

    Essar Oil

  • La solution Diligent a permis à PLI d'entrer dans l'ère numérique en acquérant plus d'efficacité dans la distribution et, la gestion internationales des documents. Tandis que les tablettes connaissent de plus en plus de succès auprès des dirigeants, les livres de conseil numériques facilitent l'accès aux documents et mises à jour dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin. Le temps gagné par rapport aux imprimés et une meilleure gestion de ces documents permettent au secrétariat de se concentrer sur d'autres tâches. L'assistance que nous offre Diligent est excellente depuis le premier jour.

    Keng-Taan Soh, Directeur des systèmes d’information du groupe

    Petronas Lubricant International

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