O guia do secretário para atas de reunião mais eficientes

O registro em atas é primordial para capturar a essência das questões discutidas e os resultados obtidos durante as reuniões do conselho. O registro das reuniões em atas é fundamental para referência futura e para fins de conformidade normativa. Sem as atas de reunião, detalhes sobre decisões tomadas durante reuniões do comitê executivo, atribuições de tarefas e outras ações organizacionais podem perder-se com o tempo e colocar o conselho em risco quanto ao aspecto jurídico. As atas de reunião comprovam por que e como um conselho chegou às decisões tomadas. A secretaria da receita federal, as leis estaduais e sua divisão nacional (se aplicável) podem exigir o registro de atas de reunião.

Quando registradas corretamente, as atas garantem que todos os participantes da reunião saiam com um entendimento claro dos resultados e das expectativas, e elas servem como registro legal dos procedimentos corporativos.

Com a ajuda de um modelo, apoiado por um processo claro passo a passo, as atas de reunião podem tornar-se uma prática muito fácil. Apresentamos aqui um guia para você aprimorar suas atas e maximizar a produtividade da reunião.

1. Antes da reunião

Quanto mais você souber sobre a reunião antecipadamente, mais eficazes serão as atas. Colabore com o líder da reunião para garantir que a agenda seja bem planejada, fácil de ser seguida e produtiva.

Se possível, obtenha uma cópia da agenda da reunião para ajudar a desenvolver uma minuta e mantenha anotações estruturadas. A minuta deve deixar amplo espaço para escrever uma breve explicação de cada ação ou moção, bem como a hora em que cada ação foi tomada. Durante a reunião, você pode organizar suas anotações escrevendo o número do item da agenda a que cada ata corresponde. Isso deixa claro o que cada ata representa e elimina hipóteses.

outline

As agendas também fornecem os principais detalhes que precisam ser incluídos nas atas de reunião, como nomes dos participantes e palestrantes convidados. Material complementar, como folhetos ou documentos enviados com a agenda, deve ser anotado na seção apropriada. Cópias de documentos também devem ser armazenadas com as atas para aqueles que precisam de uma reciclagem ou não puderam participar da reunião.

Além disso, usar a ferramenta certa para o registro de atas é essencial para eficiência e precisão. Enquanto um digitador veloz se beneficia ao máximo de laptops e tablets, outros podem preferir usar o tradicional lápis e papel. Em geral, não se recomenda que consultores jurídicos transcrevam anotações de um gravador de voz ou feitas em um aplicativo de registros para smartphone, pois o volume de detalhes pode ser maior do que o pretendido. Qualquer que seja a ferramenta escolhida, é essencial ter um backup das informações; você não quer passar pelo constrangimento de não ter anotações porque sua primeira opção falhou. Se você tiver uma maneira segura de armazenar e enviar atas de reunião, poderá enviá-las para a devida revisão dos participantes antes de finalizá-las e confirmá-las.

2. Durante a reunião

À medida que os participantes da reunião chegarem, você poderá riscar seus nomes da lista de participantes, se estiver familiarizado com eles. Caso contrário, poderá circular uma lista de presença ou começar a reunião com uma rápida apresentação. Assim, ficará mais fácil identificar as pessoas que não puderam comparecer.

Quando a reunião começar, siga o modelo para criar a ata. Concentre-se nos aspectos mais importantes da reunião e seja objetivo e claro com detalhes. Use o mesmo tempo verbal o tempo todo e, quando possível, use taquigrafia. Dois grandes “nãos” a serem lembrados: não tente fazer anotações literais. Concentre-se nos temas e nos resultados, incluindo como os membros do conselho votaram nas várias resoluções. Concentrar-se em minúcias poderá tirar o foco do contexto geral. Da mesma forma, não grave sua reunião em áudio, por razões legais. Essas gravações poderão servir de objeto a possíveis processos judiciais, e uma descrição palavra por palavra da reunião pode ser contraproducente.

Como regra de ouro, as atas de reunião incluem:

  • A data, a hora e o local da reunião
  • Os nomes do líder e do secretário da reunião
  • Os nomes dos participantes presentes, inclusive todos os palestrantes e convidados
    • Todos os diretores que chegaram atrasados (é importante ter a descrição precisa de quem estava e de quem não estava em cada moção)
  • Uma visão geral das atas e dos resultados da reunião anterior
  • As decisões de cada item da agenda, inclusive:
    • Ações tomadas
    • O texto exato das moções apresentadas, o resultado e o nome da pessoa que propôs a moção
    • Os diretores que votaram a favor, contra ou se abstiveram em cada uma das moções
    • Todos os conflitos de interesse e como o conflito foi tratado
  • Pontos de ordem e apelações
  • Novos negócios
  • A hora do adiamento, a data e a hora da próxima reunião
  • Indicar se a sessão executiva foi realizada (as atas de reunião não são registradas durante uma sessão executiva, que é, muitas vezes, o momento em que as questões dos funcionários e litígios pendentes são discutidos.)

Durante a reunião, pergunte caso precise de esclarecimentos, especialmente se uma decisão tomada não estiver suficientemente clara ou se os próximos passos não eram óbvios. Lembre-se: registre cada decisão ou ação imediatamente, mas não liste todos os detalhes. Se você perder muito tempo com pequenos detalhes, as atas poderão tornar-se imprecisas e perder o foco. Concentre-se nos resultados acordados, evitando fazer anotações detalhadas da discussão. É comum encontrar anotações como “prosseguiu-se com uma discussão sobre as opções”.

3. Após a reunião

Tenha como meta escrever a versão final das atas logo após o encerramento da reunião, enquanto os detalhes ainda estão frescos em sua mente. Revise as atas registradas e, se necessário, adicione anotações para maior clareza ou peça ao líder da reunião para explicar mais profundamente detalhes específicos. Garanta que cada ação adotada pelo conselho tenha uma explicação breve, bem como uma lógica para a decisão. Caso tenham sido incluídos outros documentos na reunião, faça uma anotação sobre onde eles podem ser encontrados ou anexe-os como apêndice, mas não resumidos. Envie com segurança as atas de reunião para o conselho para a devida revisão antes da finalização. As atas podem ser distribuídas de várias maneiras:

email E-mail. O envio por e-mail é melhor para atas registradas com ferramentas de processamento de texto, como o Microsoft Word. Documentos no Microsoft Word podem ser salvos como PDF e enviados junto com outros documentos da reunião por e-mail. Garanta que o documento esteja protegido por senha, que a senha seja enviada em um e-mail separado do documento (ou, de preferência, que não seja enviada por e-mail) e que todos os destinatários recebam o arquivo em uma caixa de entrada segura.

collaborateFerramentas de colaboração. Ferramentas online seguras permitem que o registrador das atas compartilhe confidencialmente um documento com membros da reunião, incluindo documentos complementares. Portais para conselhos também permitem fazer e distribuir anotações no mesmo sistema que é usado para distribuir o material do conselho, o que poupa tempo e reforça a segurança.

hardcopiesCópias físicas. É necessária uma cópia finalizada das atas de reunião para arquivamento e armazenamentos para referência futura. Cópias também podem ser distribuídas aos membros da reunião para revisão.

Ao distribuir as atas finalizadas, faça backup em disco rígido externo para segurança extra, a menos que você esteja usando um serviço que inclua uma boa colocalização e serviços de recuperação de desastres. Muitas atas contêm informações confidenciais. Portanto, é essencial armazená-las em local seguro, protegido por senha e acessível somente a membros da reunião autorizados. Suas atas de reunião serão formalmente aprovadas na próxima reunião.

As atas de reunião não precisam ser um fardo; prestando-se atenção aos detalhes e seguindo-se um processo passo a passo completo, suas atas serão mais eficientes e mais fáceis de compilar. As atas de reunião provam que você e seu conselho reservaram tempo suficiente para discutir as questões e tomaram decisões corretas e objetivas. Em caso de um processo judicial, essas atas mostrarão que você tratou dos problemas com cautela e profissionalismo.

(68 views)

Picking a board portal solution isn't easy work. That's why we put together the ultimate buyer's kit to help you make an intelligent and informed decision.

Download your kit today