悉尼市政府借助 Diligent Boards 实現委員会会議無紙化

為悉尼市政府的决策制定流程提供支持不是一項簡單的任务。當地政府机构監管着至關重要的市政工程,包括維护供逾百万居民和游客使用的道路、公园和其他基礎设施,以及為新兴都市區域評估发展應用。每个領域內都有成百上千的决策需要制定,以确保堪稱全球最具標志性城市之一的悉尼能够持續成功。為幫助改進决策制定流程, 悉尼市政府采用D i l i g e n t Boards 解决方案,从而讓市議会能够随時随地实時獲取所需的重要信息。

业务挑嚴

悉尼市共有居民超過19万。白天,當通勤者和觀光游客匯集到市中心后,這一數字会暴增至百万以上。悉尼市政府的任务是确保从道路到當地圖書館的一切设施保持井然有序。市长和九名議員通過選舉產生,任期四年。他們全年需参与各种對公众開放的議会和委員会会議 — 每年至少会舉行 10 次議会会議。

悉尼市政府內设四个委員会,處理从新建公园到垃圾车競標的所有事务。每位議員都是委員会成員。每次委員会会議之后都会出具一份包含会議詳情的報告,為决策制定的不同方面提供支持。

由于悉尼市政府工作的公開性質,這些報告都很冗长,通常包含數百页文字,最終会傳递到一系列利益相關者手中。事实上,為委員会会議整理的紙質報告堆起來通常会超過一英尺高。每位議員至少有一位,有時候有两位議員支持官 (CSO),針對不同問題為他們提供支持和建議。議員支持官也会收到完整的報告。

拖着厚厚的一叠報告是一种障碍。悉尼市政府需要一个快速簡便的方式來支持他們的决策制定流程,摒棄難以更新、共享和分发的紙質報告。

DILIGENT 如何協助客户

2014年,在收到議員們對于數字化解决方案的請求后,悉尼市政府决定尋找其他方案。負責該市 I T事务的專家与議員們会面,询問在管理会議材料方面,他們最看重什么。結論是,他們認為易用性最重要。議員們對科技的掌握程度不一,而 Diligent Boards 经過实踐檢驗,与其他同类解决方案相比,最為直觀易用。

另一个决定性因素是 Diligent 的全天候支持熱綫。悉尼市政府首席執行官的行政经理 Leander Klohs 表示:「其他公司都沒有這种綜合性的服务。Diligent 讓我們毫不猶豫地从紙質方案轉換到數字方案。」

結果

現在,多虧 Diligent Boards 解决方案,悉尼市政府的運作流程大幅精簡。他們不再使用大沓紙張來編制会議報告,議員們动动手指即可獲得所需的所有信息。更重要的是,所有人都可以同時訪問信息,从而加速了協作。由于問題的解决方案通常是在各个階段(例如建立項目)制定,議員及其工作人員不僅能够訪問新近的会議材料,還能查閱之前会議的歸檔資料,参考不同的重要信息。

Diligent Boards 不但幫助悉尼市政府剔除了創建不同版本会議記錄方面的工作,還允許用户定制。舉例來說,通過 Boards 解决方案,議員可以私下通過「便利貼」与其議員支持官沟通。此外,他們還可以在可能引发利益冲突問題時,限制報告特定部分的訪問權限。

Diligent Boards 的用途得到了拓展 — 現在,悉尼市政府還用其分发每周的首席執行官致辭电子邮件以及內部行政会議記錄。Leander 說:「Diligent Boards 是分階段推行的,目前已在两个委員会实施,但其他委員会已经迫不及待地要求使用它。」

  • Diligent 讓悉尼市政府毫不猶豫地从紙質方案轉換到數字方案。
  • Leander Klohs

    悉尼市政府行政经理

    我們的議員現在可以随時随地通過簡單易用的數字通訊工具,安全地查閱所有歸檔和最新的信息。