幫助 Electricity North West 提高会議效率

「將能源送到您家」是 Electricity North West 的品牌口号。該公司拥有、運營并維护英国西北部的配电网。這家全能型企业將該地區大約 240 万不动產和逾 500 万人口連接至国家电网。Electricity North West 自 2015 年 1 月開始启用 Diligent BoardsTM

挑戰

事实上,Electricity North West 由圍繞單一经營实体的多家公司組成。 其董事会共有 9 名成員:4 人由股東任命,3 人為非執行董事,2 人為高管。 董事会成員每年至少舉行六次正式会晤,必要時還舉行數次「臨時特別」会晤,以審核運營問題。

起初,Electricity North West 和大多數企业一样使用傳统的紙基文件包支持董事会会議。 這些報告可包含多達 500 页,并且還存在其他諸多問題:最后時刻更改文件是一个棘手的問題,人為失誤也通常会影响文件包內數据的完整性。 三年前,該公司决心拋棄這項繁瑣而沉重的紙基工作,并以數字方法取而代之。

起先,Electricity North West 于 2013 年 1 月選擇了另一家董事会门户供應商。然而使用數月之后,他們感覺在創建董事会材料時仍然困難重重。 据 Electricity North West 的公司秘書 Karen O’Donnell 所言,當時系统不斷崩潰,并且缺乏支持。 此外,當時的管理員模块不具备拖放功能,因此,如果需要重新排定任何材料的順序,就得「返回繪圖板」,重新開始上載信息。据 O’Donnell 所說:「這个系统非但沒有為我們節省時间,還在浪費我們的時间。 每到周六晚上,我都要花費大量時间接听來自高管的电話,惊慌失措地表示自己無法獲取重要材料。」

通過不懈的努力,O’Donnell 說服了董事会做出改变。 在先前的崗位上,她曾用過 Diligent Boards,知道這个解决方案包含 Electricity North West 高管所需的功能。

方法

盡管該公司与原有解决方案仍有協議未到期,但 O’Donnell 仍說服了董事会考慮選擇 Diligent Boards。 在履行盡職調查的過程中,秘書處考慮了其他競争性解决方案,但发現其他方案提供的功能都不如 Diligent Boards 全面。

O’Donnell 尋找的關鍵功能之一便是注釋。 由于每个文件包都包含大量信息,因此高管需要一种快速而無縫地尋找關鍵數据点的方法,而這一功能在原先的在線系统中無法实現。

結果

由于 Electricity North West 是从競争性解决方案轉換至 Diligent Boards,因此節省了大量編制關鍵董事会信息的行政時间。 与此同時,与創建紙基書籍相比,Diligent Boards 縮短了一半的制作時间。 更重要的是,該解决方案
已滲透到組织的方方面面,从董事会高管,到非執行董事及其支持人員,都已在使用該解决方案。

O’Donnell 自己最青睞的是調查表功能。當關鍵問題出現時,借助 Diligent Boards,無需創建电子表格并手动記錄响應,該解决方案可自动完成該流程。

O’Donnell 指出:「對于我們來說,Diligent 代表了階跃变化。它的絕對易用性讓它成為了市場上最好的解决方案。它的使用非常簡單, 而且我們享受到了全方位的服务。」

  • 對于我們來說,Diligent 代表了階跃变化。
  • Karen O’Donnell

    公司秘書

    它的絕對易用性讓它成為了市場上最好的解决方案。 它的使用非常簡單, 而且我們享受到了全方位的服务。